Проверка накладных

Накладная может казаться обычным документом: товар получили, документ подписали, передали бухгалтеру — готово.

Но всё ли в ней правильно?

Совпадает ли количество товара? Правильная ли цена? Тот ли контрагент указан в документе? Соответствуют ли данные договора, счёта и фактической поставки?

Когда накладных несколько — проверить их несложно. А когда их десятки или сотни каждый месяц, ошибки очень легко пропустить.

Бухгалтерская компания «Бухгалтерия и Защита» помогает проверять накладные, находить ошибки и расхождения и своевременно обращать внимание на документы, которые требуют уточнения или исправления.

Ведь гораздо спокойнее знать, что документы проверены, чем потом в спешке искать, где возникла ошибка.

---

Что означает проверка накладных?

Короткий ответ

Проверка накладных — это анализ документов на правильность оформления, соответствие данных фактической операции и согласованность с другими документами.

Пояснение

Накладная подтверждает операцию с товаром или другими материальными ценностями.

В зависимости от вида операции в документе могут указываться:

• продавец и покупатель;
• дата и номер документа;
• наименование товара;
• количество;
• единица измерения;
• цена;
• сумма;
• налоги, если они применяются;
• другие необходимые реквизиты.

На практике проблема может быть даже в мелочи.

Например, в накладной указано 100 единиц товара, а фактически получено 90. Или цена не соответствует согласованной. Или документ выписан на другое юридическое лицо.

Казалось бы, мелочь.

Но когда таких документов много, подобные ошибки могут накапливаться и создавать проблемы в учёте.

---

Для чего нужна проверка накладных?

Главная цель — вовремя увидеть проблему, пока её ещё легко исправить.

Проверка помогает контролировать:

• правильность данных в документах;
• количество и стоимость товаров;
• соответствие накладных договорам;
• соответствие накладных счетам;
• согласованность документов между собой;
• правильность реквизитов;
• наличие необходимой информации;
• возможные расхождения между документами и фактической операцией.

Это особенно важно для бизнеса, где ежедневно происходит много закупок и продаж.

Потому что одна ошибка в одном документе — это неприятность.

А одна и та же ошибка в сотнях накладных — уже системная проблема.

---

Что делаем для вас?

1. Проверяем реквизиты

Проверяем данные продавца и покупателя, название предприятия, дату, номер документа и другие необходимые реквизиты.

Если документ оформлен не на то юридическое лицо или содержит неточности, важно увидеть это до того, как накладная попадёт в учёт.

---

2. Проверяем товар

Смотрим, что именно указано в накладной:

• наименование;
• количество;
• единицу измерения;
• характеристики товара;
• цену;
• общую сумму.

Особенно важно, чтобы информация соответствовала фактической поставке.

---

3. Проверяем арифметику

Да, даже обычная арифметическая ошибка может стать причиной лишних вопросов.

Проверяем количество × цену, промежуточные и общие суммы, а также другие расчёты, если они присутствуют в документе.

---

4. Сравниваем накладную с договором

Если между предприятием и поставщиком есть договор, важно, чтобы накладная соответствовала согласованным условиям.

Обращаем внимание на цену, ассортимент, количество и другие существенные для операции условия.

---

5. Сравниваем накладную со счётом

Если товар сначала был выставлен к оплате по счёту, данные можно сопоставить с накладной.

Это помогает выявить ситуации, когда:

• количество товара изменилось;
• цена отличается;
• изменилась общая сумма;
• в документе появились другие позиции.

---

6. При необходимости проверяем другие документы

Накладная может быть частью целого пакета документов.

Поэтому при необходимости информация может сопоставляться с договорами, счетами, актами, товарно-транспортными накладными и другой документацией.

---

7. Выявляем ошибки и расхождения

Не просто отмечаем, что «где-то что-то не совпадает».

Важно понять:

где именно проблема;

в чём она заключается;

насколько она важна;

что необходимо делать дальше.

---

8. Подсказываем, как действовать

Если обнаружена ошибка, объясняем ситуацию понятным языком.

Без сложных формулировок и без лишней бухгалтерской терминологии.

Вы должны понимать, что произошло с документом и какой следующий шаг.

---

Кому нужна проверка накладных?

Торговым компаниям

Если ежедневно приходят десятки накладных от разных поставщиков, ручной контроль всех документов отнимает много времени.

Проверка помогает поддерживать порядок даже при большом документообороте.

Оптовым предприятиям

Большие объёмы товара — это большие суммы и большое количество документов.

Здесь особенно важно своевременно замечать расхождения.

Производственным компаниям

Закупка сырья, материалов, комплектующих и других ресурсов формирует значительный поток накладных.

Ошибка в одном документе может повлиять на дальнейший учёт.

Предприятиям с большим количеством поставщиков

Чем больше контрагентов, тем сложнее контролировать документы вручную.

Особенно если каждый поставщик оформляет документы по-своему.

Компаниям после смены бухгалтера

Новый бухгалтер может обнаружить проблемы, которые накапливались годами.

Проверка помогает понять, насколько серьёзна ситуация и что необходимо исправить в первую очередь.

Бизнесу, который готовится к проверке

Лучше самостоятельно найти проблемные документы, когда ещё есть время спокойно всё проверить и исправить, чем узнать о них во время проверки.

---

Какие ошибки в накладных встречаются чаще всего?

На практике могут встречаться:

• неправильные реквизиты;
• ошибки в названии предприятия;
• неправильная дата;
• неверно указанное количество товара;
• неправильная цена;
• арифметические ошибки;
• расхождения между счётом и накладной;
• расхождения между договором и накладной;
• отсутствие необходимой информации;
• несоответствие данных фактической операции;
• документы, оформленные не на ту сторону операции.

Иногда ошибка очевидна.

А иногда её можно увидеть только тогда, когда сравнить несколько документов между собой.

Именно поэтому комплексная проверка значительно эффективнее, чем просто быстро просмотреть накладную.

---

Популярные вопросы о проверке накладных

Нужно ли проверять каждую накладную?

Короткий ответ:
Желательно обеспечить надлежащий контроль всех документов, но конкретный формат проверки зависит от объёма документооборота и поставленной задачи.

Пояснение:
Если накладных немного — можно проверять весь массив.

Если их сотни или тысячи, сначала стоит определить оптимальную систему контроля.

Главное — не допустить ситуации, когда документы просто накапливаются без проверки.

---

Что делать, если в накладной нашли ошибку?

Короткий ответ:
Не спешить самостоятельно исправлять документ.

Пояснение:
Сначала необходимо определить характер ошибки и понять, как правильно действовать в конкретной ситуации.

Иногда достаточно получить исправленный документ от контрагента, а иногда необходим другой порядок действий.

---

Можно ли принимать товар, если в накладной есть ошибка?

Короткий ответ:
Это зависит от характера ошибки и конкретных обстоятельств операции.

Пояснение:
Не каждая неточность автоматически означает, что операция не может быть осуществлена.

Но проблемный документ лучше не оставлять без внимания.

---

Можно ли проверить старые накладные?

Короткий ответ:
Да.

Пояснение:
Проверка документов за прошлые периоды может быть особенно актуальной после смены бухгалтера, во время восстановления учёта или подготовки к проверке.

---

Что делать, если накладных накопилось очень много?

Не пугаться количества документов.

Да, когда перед глазами несколько сотен накладных, желание отложить это «до лучших времён» возникает очень быстро.

Но чем дольше откладывать, тем больше документов накапливается.

Лучше действовать поэтапно.

Шаг 1. Собрать накладные

Определить, какие документы есть в бумажном и электронном виде.

Шаг 2. Определить период

Понять, за какой период необходимо провести проверку.

Шаг 3. Систематизировать документы

Распределить их по периодам, поставщикам, операциям или другим удобным критериям.

Шаг 4. Провести проверку

Выявить ошибки, расхождения и проблемные документы.

Шаг 5. Определить дальнейшие действия

Понять, какие документы требуют уточнения, исправления или дополнительного подтверждения.

---

Преимущества проверки накладных

Контроль документов

Вы понимаете, что происходит с первичной документацией.

Меньше неприятных сюрпризов

Проблемы выявляются раньше, а не тогда, когда документы уже срочно понадобились.

Экономия времени

Не нужно самостоятельно тратить часы на проверку большого количества накладных.

Выявление системных ошибок

Если один и тот же недостаток повторяется в документах разных поставщиков, это можно своевременно заметить.

Порядок в бухгалтерии

Документы становятся частью контролируемого процесса, а не просто накапливаются в архиве.

Спокойствие руководителя

Когда документы под контролем, гораздо легче заниматься бизнесом и не переживать из-за каждой папки с накладными.

---

Как поможет Бухгалтерская компания «Бухгалтерия и Защита»?

Когда накладных много, проблема обычно не только в самих документах.

Проблема во времени.

У руководителя есть клиенты, сотрудники, поставщики, продажи, переговоры, текущие вопросы — и ещё сотни накладных, которые нужно проверить.

И вот здесь возникает знакомое:

«Хорошо, проверим это позже».

А потом проходит месяц.

Потом ещё один.

И документов становится ещё больше.

Бухгалтерская компания «Бухгалтерия и Защита» поможет не откладывать проблему, а системно разобраться с накладными.

Специалисты помогут:

• проверить накладные;
• найти ошибки;
• выявить расхождения;
• проверить реквизиты;
• сопоставить накладные с другими документами;
• определить проблемные документы;
• объяснить, в чём проблема;
• подсказать дальнейшие действия;
• систематизировать документацию.

И самое главное — не просто проверить бумаги, а помочь вам понять, что происходит с документами вашего бизнеса.

---

Что вы получаете в результате?

Не просто пачку накладных с отметкой «проверено».

Вы получаете понятную картину состояния документов.

Вы знаете:

• какие документы в порядке;
• где есть ошибки;
• какие документы требуют уточнения;
• где есть расхождения;
• что необходимо исправить;
• какие вопросы стоит решить с контрагентами.

Это даёт главное — контроль и спокойствие.

---

Почему лучше проверять накладные регулярно?

Потому что гораздо проще исправить 5 проблемных документов, чем разбираться с 500 накопившимися накладными.

Регулярная проверка позволяет не давать ошибкам накапливаться.

А ещё — вовремя увидеть, если один из поставщиков регулярно допускает одинаковые ошибки.

В результате бухгалтерия работает более системно, а руководитель не получает неприятных сюрпризов из-за документов, о которых давно забыли.

---

Бухгалтерская компания «Бухгалтерия и Защита» — порядок в документах без лишнего стресса

Накладная — это всего лишь один документ.

Но именно из таких «мелочей» складывается порядок в бухгалтерском учёте.

Если документов много, проверять их самостоятельно бывает утомительно. Особенно когда параллельно необходимо управлять бизнесом.

Бухгалтерская компания «Бухгалтерия и Защита» поможет проверить накладные, выявить ошибки и расхождения и подсказать, что делать дальше.

Если накладных накопилось много или есть сомнения относительно правильности их оформления — не нужно ждать, пока проблема станет срочной.

Лучше разобраться сейчас, пока ситуацию ещё можно спокойно контролировать.

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офис: г. Бровары, ул. Металлургов, 21

Бухгалтерия и Защита — помогаем держать документы под контролем, чтобы бухгалтерия не превращалась в постоянную головную боль.