Перевірка рахунків-фактур

Рахунок-фактура на перший погляд здається простим документом: постачальник виставив рахунок, у ньому вказані товари або послуги, сума — і можна оплачувати.

Але одна зайва цифра, неправильні реквізити, невірна кількість товару чи розбіжність із договором можуть створити зайві питання.

Особливо коли рахунків багато, постачальників десятки, а платежі проходять щодня.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допомагає перевіряти рахунки-фактури до їх оплати та виявляти помилки, розбіжності й моменти, які потребують уточнення.

Мета проста: щоб перед оплатою було зрозуміло, за що саме платить бізнес, кому, у якій сумі та на яких підставах.

Що означає перевірка рахунків-фактур?

Це перевірка рахунку-фактури на правильність реквізитів, сум, кількості, найменувань та відповідність інформації іншим документам.
Рахунок-фактура містить інформацію, на підставі якої підприємство планує здійснити оплату.

Тому важливо, щоб дані в рахунку були зрозумілими та відповідали домовленостям із постачальником.

Під час перевірки можуть аналізуватися:

• назва та реквізити постачальника;
• реквізити покупця;
• номер і дата рахунку;
• найменування товарів або послуг;
• кількість;
• ціна;
• сума без податків;
• податки, якщо вони застосовуються;
• загальна сума до оплати;
• банківські реквізити;
• посилання на договір або інші документи;
• відповідність рахунку фактичним домовленостям.

Головне — не просто перевірити цифри, а переконатися, що рахунок логічно відповідає операції.

Для чого потрібна перевірка рахунків-фактур?

Здавалося б, що може статися через один рахунок?

Насправді помилки в рахунках можуть призводити до цілком реальних проблем.

Наприклад:

постачальник вказав неправильні банківські реквізити;

сума в рахунку відрізняється від погодженої;

ціна не відповідає договору;

кількість товару зазначена неправильно;

рахунок виставлений не на ту юридичну особу;

вказана послуга, яку не замовляли;

у рахунку є арифметична помилка;

реквізити не відповідають актуальним даним постачальника.

Якщо такі помилки виявити до оплати, ситуацію зазвичай значно простіше виправити.

А якщо помилка помічена вже після платежу — починаються дзвінки, листування, уточнення та зайва робота.

Що робимо для вас?

1. Перевіряємо реквізити

Перевіряємо дані постачальника та покупця, банківські реквізити та іншу важливу інформацію.

Особливо уважно варто ставитися до ситуацій, коли постачальник повідомляє про зміну рахунку для оплати.

2. Перевіряємо суми

Зіставляємо кількість, ціну та загальну суму.

Перевіряємо арифметику та звертаємо увагу на можливі розбіжності.

Іноді різниця може бути невеликою, але якщо такі помилки повторюються постійно, за місяць або рік вони можуть перетворитися на значну суму.

3. Порівнюємо рахунок із договором

Якщо рахунок виставлений відповідно до договору, важливо, щоб його умови не суперечили погодженим домовленостям.

Перевіряємо, наскільки рахунок відповідає умовам операції.

4. Перевіряємо найменування товарів і послуг

Важливо розуміти, що саме купує підприємство.

Якщо в рахунку зазначено незрозуміле або неточне найменування, краще уточнити інформацію до проведення оплати.

5. Зіставляємо рахунок з іншими документами

За необхідності рахунок може порівнюватися з договором, замовленням, накладною, актом, комерційною пропозицією або іншою документацією.

Так виявляються розбіжності, які не завжди помітні при перевірці лише одного документа.

6. Виявляємо помилки та сумнівні моменти

Не кожна невідповідність означає серйозну проблему.

Але кожну невідповідність варто побачити та оцінити.

Формуємо перелік питань, які необхідно уточнити з постачальником.

7. Пояснюємо, що робити далі

Найважливіше — не просто знайти помилку, а зрозуміти, як її правильно вирішити.

Якщо рахунок потребує уточнення, підкажемо, яку інформацію необхідно перевірити або запросити у контрагента.

Кому потрібна перевірка рахунків-фактур?

Підприємствам із великою кількістю постачальників

Коли рахунків десятки або сотні, контролювати кожен документ самостійно стає складно.

Помилки легко пропустити просто через великий обсяг роботи.

Оптовим і торговельним компаніям

Тут кількість рахунків може бути дуже значною, а суми — суттєвими.

Тому навіть звичайна перевірка перед оплатою має велике значення.

Виробничим підприємствам

Регулярні закупівлі сировини, матеріалів, комплектуючих та послуг формують великий документообіг.

Контроль рахунків допомагає підтримувати порядок у закупівлях.

Компаніям, які активно користуються послугами підрядників

Якщо підприємство регулярно замовляє роботи, маркетингові, юридичні, IT, транспортні, консалтингові або інші послуги, важливо перевіряти рахунки до оплати.

Підприємствам після зміни бухгалтера

Після зміни спеціаліста корисно перевірити, як організований процес роботи з рахунками та чи немає накопичених проблем.

Керівникам, які хочуть контролювати платежі

Навіть якщо бухгалтерія ведеться професійно, додатковий контроль великих або нестандартних платежів може бути корисним.

Що робити, якщо рахунок викликає сумніви?

Не потрібно поспішати з оплатою тільки тому, що постачальник написав: «Терміново оплатіть сьогодні».

Спочатку краще перевірити документ.

Крок 1. Перевірте постачальника

Чи дійсно рахунок виставлений вашим контрагентом?

Особливо уважно — якщо раніше використовувалися інші банківські реквізити.

Крок 2. Перевірте суму

Порівняйте її з договором, замовленням або попередньо погодженими умовами.

Крок 3. Перевірте призначення платежу

Має бути зрозуміло, за що саме здійснюється оплата.

Крок 4. Перевірте реквізити

Помилка навіть в одному символі банківських реквізитів може призвести до проблем із платежем.

Крок 5. Якщо є невідповідність — уточніть її

Краще витратити кілька хвилин на уточнення до оплати, ніж потім витрачати час на виправлення ситуації.

Крок 6. Якщо рахунків багато — передайте перевірку фахівцям

Особливо якщо підприємство здійснює десятки платежів щодня.

Популярні ситуації, коли перевірка особливо потрібна

Постачальник змінив банківські реквізити

Це ситуація, яка потребує особливої уваги.

Перед оплатою важливо переконатися, що зміна реквізитів справді погоджена з контрагентом.

Сума в рахунку відрізняється від договору

Не варто просто оплачувати рахунок із надією, що «потім розберемося».

Спочатку потрібно з'ясувати причину розбіжності.

Рахунок прийшов без договору

У такому випадку важливо зрозуміти підставу платежу та характер господарської операції.

У рахунку незрозуміло зазначена послуга

Якщо неможливо однозначно зрозуміти, за що платить підприємство, інформацію краще уточнити до оплати.

Рахунок виставлений на іншу компанію

Таку помилку потрібно виправити до здійснення платежу.

Рахунок уже оплачений, а помилку знайшли пізніше

Тоді необхідно окремо оцінити ситуацію та визначити подальші дії залежно від характеру помилки.

Переваги перевірки рахунків-фактур

Менше ризику помилкових платежів

Перед оплатою перевіряється, чи відповідає рахунок операції.

Контроль грошей

Ви краще розумієте, за що саме підприємство платить.

Економія часу

Краще виявити проблему до платежу, ніж потім шукати спосіб її виправити.

Порядок у документах

Рахунки не просто накопичуються, а проходять контроль перед оплатою.

Виявлення повторюваних помилок

Якщо один і той самий постачальник регулярно допускає неточності, це можна побачити та звернути увагу на проблему.

Додатковий контроль бухгалтерії

Керівник отримує більше впевненості в тому, що платежі проходять не хаотично, а відповідно до документів та домовленостей.

Як допоможе Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист»?

Коли на підприємстві щодня потрібно оплачувати рахунки, керівнику не хочеться щоразу занурюватися в цифри, реквізити, договори та накладні.

Є бізнес, клієнти, працівники, постачальники — і безліч інших завдань.

Тому перевірку документів краще довірити тим, хто працює з ними щодня.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допоможе організувати перевірку рахунків-фактур і звернути увагу на моменти, які можуть залишитися непоміченими у щоденній метушні.

Фахівці допоможуть:

• перевірити реквізити;
• перевірити суми та розрахунки;
• зіставити рахунок із договором;
• перевірити найменування товарів і послуг;
• порівняти рахунок з іншими документами;
• виявити розбіжності;
• визначити документи, які потребують уточнення;
• підказати подальші дії;
• систематизувати роботу з рахунками.

Що ви отримуєте в результаті?

Не просто перевірений рахунок.

Ви отримуєте контроль над процесом оплати.

Зрозуміло:

що оплачується;

кому оплачується;

яка сума;

на якій підставі здійснюється платіж;

чи відповідає рахунок домовленостям;

чи потрібно щось уточнити перед оплатою.

Це особливо важливо для компаній, де платежів багато і немає можливості особисто перевіряти кожен документ.

Чому краще перевіряти рахунок до оплати?

Тому що помилку набагато простіше виправити до того, як гроші вже пішли.

До оплати можна спокійно уточнити реквізити, зв'язатися з постачальником, попросити виправлений документ або перевірити умови договору.

Після оплати ситуація може стати складнішою.

Тому правило просте:

спочатку перевірити — потім оплачувати.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» — перевіряємо документи, щоб ви спокійніше керували бізнесом

Рахунок-фактура — це лише один документ.

Але коли таких документів десятки щомісяця, навіть невеликі помилки можуть накопичуватися.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допоможе перевірити рахунки-фактури, виявити розбіжності та звернути увагу на документи, які потребують уточнення.

Не потрібно чекати, поки неправильний рахунок перетвориться на проблему.

Краще перевірити його до оплати — коли ситуацію ще легко виправити.

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів, 21

Бухгалтерія та Захист — допомагаємо контролювати документи, платежі та бухгалтерські процеси, щоб у бізнесі було менше зайвих хвилювань.