Перевірка накладних

Накладна може здаватися звичайним документом: товар отримали, документ підписали, передали бухгалтеру — готово.

Але чи все в ній правильно?

Чи збігається кількість товару? Чи правильна ціна? Чи той контрагент зазначений у документі? Чи відповідають дані договору, рахунку та фактичній поставці?

Коли накладних кілька — перевірити їх нескладно. А коли їх десятки або сотні щомісяця, помилки дуже легко пропустити.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допомагає перевіряти накладні, знаходити помилки та розбіжності й своєчасно звертати увагу на документи, які потребують уточнення або виправлення.

Адже набагато спокійніше знати, що документи перевірені, ніж потім у поспіху шукати, де виникла помилка.

Що означає перевірка накладних?

Перевірка накладних — це аналіз документів на правильність оформлення, відповідність даних фактичній операції та узгодженість з іншими документами.

Накладна підтверджує операцію з товаром або іншими матеріальними цінностями.

Залежно від виду операції в документі можуть зазначатися:

• продавець і покупець;
• дата та номер документа;
• найменування товару;
• кількість;
• одиниця виміру;
• ціна;
• сума;
• податки, якщо вони застосовуються;
• інші необхідні реквізити.

На практиці проблема може бути навіть у дрібниці.

Наприклад, у накладній зазначено 100 одиниць товару, а фактично отримано 90. Або ціна не відповідає погодженій. Або документ виписаний на іншу юридичну особу.

Здавалося б, дрібниця.

Але коли таких документів багато, подібні помилки можуть накопичуватися та створювати проблеми в обліку.

Для чого потрібна перевірка накладних?

Головна мета — вчасно побачити проблему, поки її ще легко виправити.

Перевірка допомагає контролювати:

• правильність даних у документах;
• кількість і вартість товарів;
• відповідність накладних договорам;
• відповідність накладних рахункам;
• узгодженість документів між собою;
• правильність реквізитів;
• наявність необхідної інформації;
• можливі розбіжності між документами та фактичною операцією.

Це особливо важливо для бізнесу, де щодня відбувається багато закупівель і продажів.

Бо одна помилка в одному документі — це неприємність.

А однакова помилка у сотнях накладних — уже системна проблема.

Що робимо для вас?

1. Перевіряємо реквізити

Перевіряємо дані продавця та покупця, назву підприємства, дату, номер документа та інші необхідні реквізити.

Якщо документ оформлений не на ту юридичну особу або містить неточності, це важливо побачити до того, як накладна піде далі в облік.

2. Перевіряємо товар

Дивимося, що саме зазначено в накладній:

• найменування;
• кількість;
• одиницю виміру;
• характеристики товару;
• ціну;
• загальну суму.

Особливо важливо, щоб інформація відповідала фактичній поставці.

3. Перевіряємо арифметику

Так, навіть звичайна арифметична помилка може стати причиною зайвих питань.

Перевіряємо кількість × ціну, проміжні та загальні суми, а також інші розрахунки, якщо вони присутні в документі.

4. Порівнюємо накладну з договором

Якщо між підприємством і постачальником є договір, важливо, щоб накладна відповідала погодженим умовам.

Звертаємо увагу на ціну, асортимент, кількість та інші істотні для операції умови.

5. Порівнюємо накладну з рахунком

Якщо товар спочатку був виставлений до оплати за рахунком, дані можна зіставити з накладною.

Це допомагає виявити ситуації, коли:

• кількість товару змінилася;
• ціна відрізняється;
• змінилася загальна сума;
• у документі з'явилися інші позиції.

6. За необхідності перевіряємо інші документи

Накладна може бути частиною цілого пакета документів.

Тому за потреби інформація може зіставлятися з договорами, рахунками, актами, товарно-транспортними накладними та іншою документацією.

7. Виявляємо помилки та розбіжності

Не просто відзначаємо, що «десь щось не збігається».

Важливо зрозуміти:

де саме проблема;

у чому вона полягає;

наскільки вона важлива;

що потрібно зробити далі.

8. Підказуємо, як діяти

Якщо виявлена помилка, пояснюємо ситуацію зрозумілою мовою.

Без складних формулювань і без зайвої бухгалтерської термінології.

Ви повинні розуміти, що сталося з документом і який наступний крок.

Кому потрібна перевірка накладних?

Торговельним компаніям

Якщо щодня приходять десятки накладних від різних постачальників, ручний контроль усіх документів забирає багато часу.

Перевірка допомагає підтримувати порядок навіть при великому документообігу.

Оптовим підприємствам

Великі обсяги товару — це великі суми та велика кількість документів.

Тут особливо важливо своєчасно помічати розбіжності.

Виробничим компаніям

Закупівля сировини, матеріалів, комплектуючих та інших ресурсів формує значний потік накладних.

Помилка в одному документі може вплинути на подальший облік.

Підприємствам із великою кількістю постачальників

Чим більше контрагентів, тим складніше контролювати документи вручну.

Особливо якщо кожен постачальник оформлює документи по-своєму.

Компаніям після зміни бухгалтера

Новий бухгалтер може виявити проблеми, які накопичувалися роками.

Перевірка допомагає зрозуміти, наскільки серйозна ситуація та що потрібно виправити в першу чергу.

Бізнесу, який готується до перевірки

Краще знайти проблемні документи самостійно, коли ще є час спокійно все перевірити та виправити, ніж дізнатися про них під час перевірки.

Які помилки в накладних зустрічаються найчастіше?

На практиці можуть траплятися:

• неправильні реквізити;
• помилки в назві підприємства;
• неправильна дата;
• невірно зазначена кількість товару;
• неправильна ціна;
• арифметичні помилки;
• розбіжності між рахунком і накладною;
• розбіжності між договором і накладною;
• відсутність необхідної інформації;
• невідповідність даних фактичній операції;
• документи, оформлені не на ту сторону операції.

Іноді помилка очевидна.

А іноді її можна побачити лише тоді, коли порівняти кілька документів між собою.

Саме тому комплексна перевірка значно ефективніша, ніж просто швидко переглянути накладну.

Популярні питання про перевірку накладних

Чи потрібно перевіряти кожну накладну?

Коротка відповідь:
Бажано забезпечити належний контроль усіх документів, але конкретний формат перевірки залежить від обсягу документообігу та завдання.

Пояснення:
Якщо накладних небагато — можна перевіряти весь масив.

Якщо їх сотні або тисячі, спочатку варто визначити оптимальну систему контролю.

Головне — не допустити ситуації, коли документи просто накопичуються без перевірки.

Що робити, якщо в накладній знайшли помилку?

Коротка відповідь:
Не поспішати самостійно виправляти документ.

Пояснення:
Спочатку потрібно визначити характер помилки та зрозуміти, як правильно діяти в конкретній ситуації.

Іноді достатньо отримати виправлений документ від контрагента, а іноді необхідний інший порядок дій.

Чи можна приймати товар, якщо в накладній є помилка?

Коротка відповідь:
Це залежить від характеру помилки та конкретних обставин операції.

Пояснення:
Не кожна неточність автоматично означає, що операція не може бути здійснена.

Але проблемний документ краще не залишати без уваги.

Чи можна перевірити старі накладні?

Коротка відповідь:
Так.

Пояснення:
Перевірка документів за минулі періоди може бути особливо актуальною після зміни бухгалтера, під час відновлення обліку або підготовки до перевірки.

Що робити, якщо накладних накопичилося дуже багато?

Не лякатися кількості документів.

Так, коли перед очима кілька сотень накладних, бажання відкласти це «до кращих часів» виникає дуже швидко.

Але чим довше відкладати, тим більше документів накопичується.

Краще діяти поетапно.

Крок 1. Зібрати накладні

Визначити, які документи є в паперовому та електронному вигляді.

Крок 2. Визначити період

Зрозуміти, за який час потрібно провести перевірку.

Крок 3. Систематизувати документи

Розподілити їх за періодами, постачальниками, операціями або іншими зручними критеріями.

Крок 4. Провести перевірку

Виявити помилки, розбіжності та проблемні документи.

Крок 5. Визначити подальші дії

Зрозуміти, які документи потребують уточнення, виправлення або додаткового підтвердження.

Переваги перевірки накладних

Контроль документів

Ви розумієте, що відбувається з первинною документацією.

Менше неприємних сюрпризів

Проблеми виявляються раніше, а не тоді, коли документи вже терміново потрібні.

Економія часу

Не потрібно самостійно витрачати години на перевірку великої кількості накладних.

Виявлення системних помилок

Якщо один і той самий недолік повторюється у документах різних постачальників, це можна своєчасно помітити.

Порядок у бухгалтерії

Документи стають частиною контрольованого процесу, а не просто накопичуються в архіві.

Спокій керівника

Коли документи під контролем, набагато легше займатися бізнесом і не переживати через кожну папку з накладними.

Як допоможе Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист»?

Коли накладних багато, проблема зазвичай не тільки в самих документах.

Проблема в часі.

У керівника є клієнти, працівники, постачальники, продажі, переговори, поточні питання — і ще сотні накладних, які потрібно перевірити.

І ось тут виникає знайоме:

«Добре, перевіримо це пізніше».

А потім проходить місяць.

Потім ще один.

І документів стає ще більше.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допоможе не відкладати проблему, а системно розібратися з накладними.

Фахівці допоможуть:

• перевірити накладні;
• знайти помилки;
• виявити розбіжності;
• перевірити реквізити;
• зіставити накладні з іншими документами;
• визначити проблемні документи;
• пояснити, у чому проблема;
• підказати подальші дії;
• систематизувати документацію.

І найголовніше — не просто перевірити папери, а допомогти вам зрозуміти, що відбувається з документами вашого бізнесу.

Що ви отримуєте в результаті?

Не просто пачку накладних із позначкою «перевірено».

Ви отримуєте зрозумілу картину стану документів.

Ви знаєте:

• які документи в порядку;
• де є помилки;
• які документи потребують уточнення;
• де є розбіжності;
• що потрібно виправити;
• які питання варто вирішити з контрагентами.

Це дає головне — контроль і спокій.

Чому краще перевіряти накладні регулярно?

Тому що набагато простіше виправити 5 проблемних документів, ніж розбиратися з 500 накопичених накладних.

Регулярна перевірка дозволяє не давати помилкам накопичуватися.

А ще — вчасно побачити, якщо один із постачальників регулярно припускається однакових помилок.

У результаті бухгалтерія працює більш системно, а керівник не отримує неприємних сюрпризів через документи, про які давно забули.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» — порядок у документах без зайвого стресу

Накладна — це лише один документ.

Але саме з таких «дрібниць» складається порядок у бухгалтерському обліку.

Якщо документів багато, перевіряти їх самостійно буває виснажливо. Особливо коли паралельно потрібно керувати бізнесом.

Бухгалтерська компанія «Бухгалтерія та Захист» допоможе перевірити накладні, виявити помилки та розбіжності й підказати, що робити далі.

Якщо накладних накопичилося багато або є сумніви щодо правильності їх оформлення — не потрібно чекати, поки проблема стане терміновою.

Краще розібратися зараз, поки ситуацію можна спокійно контролювати.

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів, 21

Бухгалтерія та Захист — допомагаємо тримати документи під контролем, щоб бухгалтерія не перетворювалася на постійний головний біль.