Подготовка к финансовым проверкам

Финансовая проверка — это именно та ситуация, к которой лучше подготовиться заранее, а не тогда, когда проверяющие уже пришли, а документы срочно ищутся по всему офису.

«А все ли документы есть?»

«А откуда взялась эта сумма в учёте?»

«А если запросят договор за прошлый год?»

«А правильно ли проведены все операции?»

«А что будет, если найдут ошибку?»

Если Вы хотя бы раз задавали себе такие вопросы — значит, подготовка к финансовой проверке для Вашего бизнеса действительно нужна.

В бухгалтерской компании «Бухгалтерия и Защита» мы помогаем предпринимателям и компаниям подготовить бухгалтерский и финансовый учёт к проверке, проверить документы, выявить слабые места и заранее разобраться с вопросами, которые могут вызвать дополнительное внимание.

И здесь важен один принцип:

лучше найти проблему самим до проверки, чем позволить проверяющим найти её первыми.

Что означает подготовка к финансовой проверке?

Подготовка к финансовой проверке — это комплексный анализ финансовой и бухгалтерской информации предприятия перед проведением проверки.

Мы не просто спрашиваем:

«У Вас документы есть?»

Потому что ответ «да» ещё ничего не гарантирует.

Документы могут быть, но:

• не хватать части первички;
• быть расхождения между документами и бухгалтерским учётом;
• неправильно отражаться отдельные операции;
• оставаться неурегулированные вопросы с контрагентами;
• быть ошибки в отчётности;
• не хватать подтверждений по отдельным платежам;
• документы могут быть разбросаны по разным папкам, программам или даже находиться у разных сотрудников.

Поэтому подготовка — это не просто сбор бумаг.

Это проверка готовности бизнеса к финансовому контролю.

Мы смотрим на ситуацию так, как на неё могут посмотреть во время проверки, и помогаем Вам заранее понять, где могут возникнуть вопросы.

Что мы делаем для Вас?

1. Анализируем состояние бухгалтерского учёта

Прежде всего нужно понять, в каком состоянии находится учёт.

Мы обращаем внимание на:

• полноту бухгалтерских данных;
• правильность отражения операций;
• соответствие учёта первичным документам;
• расчёты с контрагентами;
• банковские операции;
• доходы и расходы;
• дебиторскую и кредиторскую задолженность;
• отчётность;
• другие важные участки учёта.

Особенно актуально это для компаний, где бухгалтерский учёт вёлся не одним специалистом или передавался от одного бухгалтера другому.

2. Проверяем первичные документы

Первичные документы — одна из основ финансового учёта.

Поэтому мы проверяем, насколько полно подтверждены хозяйственные операции.

В зависимости от деятельности предприятия это могут быть:

• договоры;
• дополнительные соглашения;
• счета;
• накладные;
• акты выполненных работ;
• акты приёма-передачи;
• платёжные документы;
• банковские выписки;
• документы по контрагентам;
• налоговые документы;
• внутренние документы предприятия;
• другие подтверждения хозяйственных операций.

Цель — увидеть не просто количество документов, а формируют ли они логичную и понятную цепочку подтверждения операции.

3. Выявляем возможные ошибки и расхождения

Самое неприятное — узнать об ошибке уже тогда, когда её увидел проверяющий.

Именно поэтому перед проверкой стоит провести внутренний анализ.

Мы можем обратить внимание на:

• расхождения между бухгалтерскими данными и первичными документами;
• неправильные или неполные записи;
• несоответствия в отчётности;
• проблемные хозяйственные операции;
• ошибки в расчётах;
• незакрытые вопросы;
• отсутствующие документы;
• несоответствия по контрагентам;
• другие моменты, которые требуют дополнительного внимания.

Это тот случай, когда лучше неприятно удивиться сейчас, когда ещё есть время всё проверить, чем во время финансовой проверки.

4. Проверяем расчёты

Цифры — одна из первых вещей, на которые обращают внимание во время финансового контроля.

Поэтому мы анализируем:

• суммы хозяйственных операций;
• обороты;
• доходы;
• расходы;
• расчёты с контрагентами;
• банковские операции;
• бухгалтерские показатели;
• данные отчётности;
• другие финансовые показатели, важные для конкретного предприятия.

Если цифра в учёте не совпадает с документами, нужно не ждать вопроса, а разобраться с этим заранее.

5. Проверяем документы по контрагентам

Отдельное внимание — взаиморасчётам с контрагентами.

Мы можем проверить:

• наличие договоров;
• первичные документы;
• расчёты;
• задолженность;
• банковские платежи;
• соответствие операций документам.

Особенно важно это для предприятий, которые работают с большим количеством поставщиков, покупателей или подрядчиков.

Чем больше контрагентов — тем больше документов и тем больше возможностей для обычной технической ошибки.

6. Проверяем отчётность

Перед финансовой проверкой важно понимать, насколько данные отчётности согласуются с бухгалтерским учётом и первичными документами.

Мы анализируем соответствующие показатели и обращаем внимание на возможные несоответствия.

Задача не в том, чтобы просто сказать:

«Отчётность подана».

Нужно понимать:

«Можем ли мы подтвердить указанные в ней показатели документами и учётом?»

7. Формируем перечень проблемных вопросов

После проверки информации важно не оставить клиента с фразой:

«Здесь есть несколько ошибок».

Мы систематизируем вопросы и объясняем:

• что именно выявлено;
• где находится проблема;
• какие документы к ней относятся;
• насколько вопрос существенный;
• что нужно проверить дополнительно;
• какие документы необходимо найти или привести в порядок;
• какие бухгалтерские действия стоит рассмотреть.

Вы получаете не просто перечень недостатков, а понятный план подготовки к проверке.

Для чего нужна подготовка к финансовой проверке?

Потому что проверка — не лучшее время для сюрпризов.

Когда предприятие не подготовлено, даже обычный вопрос может вызвать стресс:

«Покажите документы по этому договору».

И начинается:

«Где они?»

«У кого этот договор?»

«А за какой месяц?»

«Это старый бухгалтер вёл…»

«Сейчас попробуем найти…»

А теперь другая ситуация.

Вы заранее знаете:

• где находятся документы;
• какие операции нужно дополнительно проверить;
• есть ли расхождения;
• что требует объяснения;
• какие документы нужно восстановить или систематизировать;
• в каком состоянии находится бухгалтерский учёт.

Это совсем другое ощущение.

Именно поэтому подготовка нужна не для того, чтобы «испугаться проверки заранее», а для того, чтобы уменьшить количество неожиданностей во время неё.

Кому нужна подготовка к финансовым проверкам?

Предпринимателям и ФЛП

Особенно если бизнес вырос, увеличился оборот, стало больше операций и контрагентов.

ООО и другим компаниям

Чем больше компания, тем больше объём бухгалтерской документации и финансовой информации, которую необходимо контролировать.

Руководителям

Если Вы управляете бизнесом, у Вас и без того достаточно задач.

Не обязательно самостоятельно проверять сотни документов. Это можно делегировать специалистам.

Собственникам бизнеса

Подготовка позволяет лучше понимать, в каком состоянии находится финансовая документация компании.

Компаниям после смены бухгалтера

Это особенно важный момент.

Если один бухгалтер уволился, а другой принял учёт, не всегда всё передаётся идеально.

Подготовительный анализ помогает понять, нет ли «белых пятен» в документах и учёте.

Компаниям с большим объёмом операций

Много продаж, закупок, платежей, контрагентов — это много информации.

А там, где много информации, всегда есть риск технических ошибок.

Предприятиям, которые ожидают проверку

Если Вы уже знаете о предстоящей проверке, это лучший момент, чтобы начать подготовку.

Не тогда, когда проверяющий уже сидит в кабинете.

А до этого.

Преимущества подготовки к финансовой проверке

1. Вы заранее знаете слабые места

Лучше выявить проблему внутри компании, когда ещё есть время её проанализировать.

2. Документы приведены в порядок

Вы не тратите часы на поиск одного договора или акта.

3. Меньше стресса

Когда понятно, что проверять и где искать документы, ситуация становится намного спокойнее.

4. Экономия времени

Не нужно в последний момент отвлекать руководителя, бухгалтера и других сотрудников на хаотичный поиск информации.

5. Понятное состояние учёта

Вы видите, что в бухгалтерии в порядке, а что требует дополнительного внимания.

6. Возможность заранее исправить ошибки

Если во время внутреннего анализа выявлена проблема, у Вас есть возможность разобраться с ней до проверки.

7. Подготовленный пакет информации

Документы и данные можно заранее структурировать, чтобы быстрее реагировать на запросы.

Что делать, если Вам сообщили о предстоящей проверке?

Шаг 1. Не паникуйте

Сообщение о проверке — это сигнал к подготовке, а не повод сразу думать о худшем.

Шаг 2. Выясните, что именно будут проверять

Необходимо определить:

• период;
• предмет;
• направление проверки;
• документы;
• финансовые операции;
• информацию, которая может понадобиться.

Шаг 3. Соберите документы

Подготовьте договоры, акты, накладные, счета, платёжные документы, банковские выписки, бухгалтерские регистры, отчётность и другие материалы.

Шаг 4. Проверьте учёт

Не стоит просто складывать документы в одну папку.

Нужно проверить, соответствуют ли они бухгалтерским данным.

Шаг 5. Проверьте проблемные операции

Обратите особое внимание на крупные, нестандартные или сложные хозяйственные операции.

Шаг 6. Проверьте контрагентов

Убедитесь, что по основным операциям есть необходимые документы и подтверждения расчётов.

Шаг 7. Не откладывайте подготовку

Чем ближе дата проверки, тем меньше времени остаётся на спокойный анализ.

Шаг 8. Привлеките бухгалтера или бухгалтерскую компанию

Если объём документов большой или Вы не уверены в состоянии учёта, лучше получить профессиональную оценку до начала проверки.

Как поможет «Бухгалтерия и Защита»?

В «Бухгалтерии и Защите» мы смотрим на подготовку к проверке не как на формальность, а как на возможность заранее привести финансовую документацию к понятному и контролируемому состоянию.

Мы помогаем:

• проанализировать бухгалтерский учёт;
• проверить первичные документы;
• систематизировать документацию;
• проверить расчёты;
• сопоставить учёт с документами;
• проверить отдельные хозяйственные операции;
• проанализировать взаиморасчёты с контрагентами;
• обратить внимание на возможные расхождения;
• проанализировать отчётность;
• определить проблемные участки;
• составить перечень вопросов, которые требуют внимания;
• помочь подготовить необходимые документы;
• сформировать понятный план подготовки к проверке.

Мы объясняем всё нормальным человеческим языком.

Без:

«Вот здесь у Вас дебет не соответствует кредиту — разбирайтесь».

Вместо этого:

«Вот эта операция требует внимания. Вот документы, которые её подтверждают. Вот где есть расхождение. А вот что нужно проверить и привести в порядок».

Именно так намного проще понять, что происходит.

Почему не стоит готовиться к проверке в последний момент?

Потому что за один день невозможно качественно проверить то, что накапливалось месяцами или годами.

Представьте:

Проверка начинается завтра.

А сегодня Вы вдруг выясняете, что:

• часть документов у бывшего бухгалтера;
• по нескольким операциям нет подтверждений;
• в учёте есть непонятные остатки;
• цифры в документах не совпадают;
• нужно найти старые договоры;
• руководитель не помнит детали отдельных операций.

И всё это нужно решить прямо сейчас.

Зачем создавать себе такой стресс?

Если о проверке известно заранее, лучше использовать это время с пользой.

Проверить. Найти. Разобраться. Исправить то, что можно исправить. Подготовить документы.

А уже потом спокойно проходить проверку.

Подготовка к финансовой проверке — это о спокойствии и контроле

Мы знаем, как предприниматели относятся к проверкам.

Хочется просто, чтобы всё закончилось быстрее и без неприятных сюрпризов.

И это вполне понятно.

Но спокойствие во время проверки начинается задолго до её начала.

Оно начинается с простых вещей:

документы на месте;

учёт проверен;

цифры понятны;

операции подтверждены;

проблемные вопросы выявлены;

подготовка проведена.

Именно на это направлена наша работа.

Получили уведомление о предстоящей проверке?

Не откладывайте подготовку на «потом».

Не ждите момента, когда проверяющий попросит документ, а Вы начнёте искать его по всему офису.

Давайте лучше сделаем наоборот.

Сначала проверим сами.

Посмотрим, в каком состоянии учёт.

Проверим документы.

Сопоставим цифры.

Найдём слабые места.

Разберём непонятные операции.

Систематизируем информацию.

И только после этого будем встречать проверку подготовленными.

«Бухгалтерия и Защита» — помогаем подготовить Ваш бизнес к финансовой проверке так, чтобы вместо панического «А что они найдут?» у Вас было чёткое понимание: «Мы знаем, что у нас есть, где это находится и что нужно проверить».

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офис: г. Бровары, ул. Металлургов, 21