Сопровождение проверок контролирующих органов

Проверка контролирующего органа — это ситуация, которая почти всегда вызывает напряжение. Даже если Вы уверены в своей бухгалтерии, появление проверяющих означает дополнительные документы, запросы, объяснения, проверку операций и постоянный вопрос: «А вдруг что-то найдут?»

Особенно сложно, когда проверка касается большого объёма документов или хозяйственных операций, в которых бухгалтеру или руководителю нужно быстро сориентироваться.

Именно для таких ситуаций нужен сопровождение проверки контролирующих органов.

В бухгалтерской компании «Бухгалтерия и Защита» мы помогаем предпринимателям и компаниям пройти проверку организованно, без лишней паники и хаоса с документами.

Мы подключаемся к работе на разных этапах: до начала проверки, во время её проведения и после получения результатов. Анализируем документы, помогаем подготовить необходимую информацию, разбираем запросы контролирующего органа и объясняем Вам, что происходит.

Наша цель проста: чтобы Вы не оставались один на один с проверкой и не пытались в последний момент разобраться со всей бухгалтерией.

Что означает сопровождение проверок контролирующих органов?

Сопровождение проверки — это не просто присутствие бухгалтера во время проверки.

Это комплексная работа, которая включает подготовку документов, анализ бухгалтерского учёта, обработку запросов, коммуникацию с ответственными лицами, проверку информации и анализ результатов проверки.

На практике ситуация может выглядеть так.

Вы получаете уведомление или узнаёте о предстоящей проверке. Сразу возникает десяток вопросов:

• Какие документы нужно подготовить?
• Все ли документы на месте?
• Что именно будут проверять?
• Есть ли рискованные операции?
• Что делать, если запросят документы за несколько лет?
• Кто должен отвечать на запросы?
• Можно ли предоставлять все документы сразу?
• Как правильно объяснить определённую хозяйственную операцию?
• Что делать, если проверяющий не согласен с документами?
• Что будет после завершения проверки?

Именно эти вопросы и нужно закрыть до того, как ситуация превратится в хаос.

Сопровождение проверки помогает выстроить чёткую последовательность действий: что проверить, какие документы подготовить, что объяснить, на что обратить внимание и что делать после завершения проверки.

Что мы делаем для Вас?

1. Анализируем ситуацию перед проверкой

Если Вы знаете о предстоящей проверке, не стоит ждать её начала, чтобы начать искать документы.

Мы предварительно анализируем:

• период, который может охватывать проверка;
• направление деятельности предприятия;
• основные хозяйственные операции;
• состояние бухгалтерского учёта;
• первичные документы;
• налоговую и бухгалтерскую отчётность;
• документы по контрагентам;
• операции, которые могут вызвать дополнительные вопросы;
• возможные несоответствия в учёте.

Это позволяет заранее увидеть слабые места, а не узнавать о них уже во время проверки.

2. Помогаем подготовить документы

Одна из самых неприятных ситуаций — когда проверка уже началась, а нужный документ срочно ищут по всему офису.

«Где договор?»

«А есть акт за этот период?»

«А где платёжка?»

«А эта накладная вообще сохранилась?»

Чтобы не работать в таком режиме, мы помогаем систематизировать документы.

В зависимости от ситуации это могут быть:

• договоры;
• дополнительные соглашения;
• счета;
• накладные;
• акты выполненных работ;
• платёжные документы;
• банковские выписки;
• налоговые документы;
• бухгалтерские регистры;
• отчётность;
• документы по контрагентам;
• кадровые и другие документы;
• объяснения по отдельным хозяйственным операциям.

3. Проверяем бухгалтерские данные

Перед проверкой важно понимать, что именно находится в учёте.

Мы можем проверить соответствие бухгалтерских данных первичным документам, обратить внимание на расхождения, несоответствия и операции, которые требуют дополнительного объяснения.

Особенно важно это тогда, когда бухгалтерский учёт вели разные специалисты, менялся бухгалтер, использовались разные программы или в течение проверяемого периода предприятие имело значительный объём операций.

4. Помогаем работать с запросами контролирующего органа

Запрос — это документ, который не стоит оставлять без внимания.

И в то же время не каждая ситуация означает, что нужно просто взять всю папку документов и отправить её контролирующему органу.

Мы помогаем разобраться:

• что именно запрашивается;
• за какой период;
• какие документы относятся к вопросу;
• какую информацию необходимо подготовить;
• какие объяснения могут потребоваться;
• как систематизировать ответ.

Цель — чтобы ответ был не хаотичным набором документов, а понятной и структурированной информацией.

5. Сопровождаем проверку на этапе её проведения

Во время проверки могут возникать дополнительные вопросы.

Проверяющий может обратить внимание на конкретную операцию, контрагента, платёж, документ или показатель отчётности.

В такой ситуации важно не растеряться.

Мы помогаем:

• анализировать поставленные вопросы;
• находить соответствующие документы;
• проверять бухгалтерские данные;
• готовить необходимые объяснения;
• систематизировать информацию;
• отслеживать вопросы, которые возникают в процессе проверки.

Если вопросы выходят за пределы бухгалтерской компетенции и требуют юридической оценки, это также важно своевременно определить и при необходимости привлечь юриста.

6. Анализируем результаты проверки

Завершение проверки — это не всегда момент, когда можно просто закрыть папку и забыть о ситуации.

После проверки могут возникнуть новые вопросы, особенно если составлен акт с замечаниями.

Мы помогаем проанализировать:

• выводы проверяющих;
• указанные нарушения;
• расчёты;
• суммы;
• периоды;
• документы, на которые ссылаются;
• соответствие выводов фактическим данным;
• возможные расхождения.

Если в акте есть спорные положения, их нужно увидеть и разобрать, а не просто принимать написанное как безусловную истину.

Для чего нужно сопровождение проверки?

Потому что проверка — это не тот момент, когда хочется действовать наугад.

Когда контролирующий орган задаёт вопросы, а в ответ начинается:

«Сейчас найдём…»

«Кажется, этот документ где-то есть…»

«А кто вообще вёл этот участок?»

— ситуация быстро становится стрессовой.

Сопровождение позволяет подготовиться заранее и понимать, что происходит.

Оно необходимо для того, чтобы:

• систематизировать документы;
• проверить состояние учёта;
• выявить возможные проблемные места;
• подготовиться к вопросам;
• быстрее находить необходимые документы;
• правильно обрабатывать запросы;
• контролировать процесс работы с документами;
• анализировать результаты проверки;
• своевременно реагировать на выявленные вопросы.

И самое главное — Вы не остаётесь с проверкой один на один.

Кому нужно сопровождение проверок?

Услуга может быть актуальна для:

ФЛП

Особенно если деятельность стала больше, увеличилось количество операций, сотрудников, контрагентов или возникли дополнительные вопросы к бухгалтерскому учёту.

ООО и других предприятий

Когда документов уже не десятки, а сотни или тысячи, самостоятельный контроль всей информации во время проверки становится сложным.

Руководителей компаний

Руководителю не обязательно самостоятельно сидеть над каждой накладной и банковской выпиской. Его задача — управлять бизнесом, а бухгалтерская часть проверки должна быть организована профессионально.

Собственников бизнеса

Особенно если собственник не занимается бухгалтерией ежедневно, но хочет понимать, что происходит с финансами и документами компании.

Компаний со сложными операциями

Чем сложнее учёт, тем больше вопросов может возникнуть во время проверки.

Предприятий, у которых менялся бухгалтер

Если учёт передавался от одного специалиста другому, стоит отдельно проверить, насколько полно сохранены документы и информация.

Предприятий, которые уже получили запрос

Не нужно ждать завершения проверки, чтобы обратиться за помощью. Чем раньше разобраться с ситуацией, тем проще организовать дальнейшую работу.

Преимущества сопровождения проверки

Вы понимаете, что происходит

Вместо постоянного:

«А что они сейчас проверяют?»

у Вас есть понятный порядок действий.

Документы систематизированы

Не нужно в последний момент искать договор, акт или платёжный документ.

Меньше хаоса

Когда проверкой занимаются профессионально, значительно проще распределить информацию и контролировать процесс.

Видны проблемные места

Предварительный анализ помогает увидеть вопросы, которые требуют внимания.

Экономия времени руководителя

Вам не нужно тратить рабочий день на поиск документов и попытки разобраться в бухгалтерских деталях.

Возможность своевременно реагировать

Вопросы, выявленные на раннем этапе, проще прорабатывать, чем проблемы, о которых стало известно уже после завершения проверки.

Что делать, если Вам сообщили о проверке?

Шаг 1. Не паниковать

Первая эмоция часто — страх.

Но паника точно не поможет найти нужный документ.

Сначала нужно спокойно разобраться в ситуации.

Шаг 2. Выяснить, что именно будут проверять

Нужно понимать:

• период;
• предмет проверки;
• вид проверки;
• перечень вопросов;
• документы и информацию, которые могут понадобиться.

Шаг 3. Проверить документы

Заранее нужно понять, есть ли необходимые документы и насколько они систематизированы.

Шаг 4. Проверить бухгалтерский учёт

Важно сопоставить учётные данные с первичными документами и отчётностью.

Шаг 5. Определить рискованные вопросы

Обратите внимание на операции, документы или участки учёта, по которым могут возникнуть вопросы.

Шаг 6. Не оставлять всё на последний день

Это одна из самых распространённых ошибок.

Когда проверка уже началась, времени на спокойный поиск документов и детальный анализ значительно меньше.

Шаг 7. Привлечь специалиста

Если проверка большая, документы сложные или Вы просто не уверены, что всё подготовлено правильно, лучше получить профессиональную помощь заранее.

Как поможет «Бухгалтерия и Защита»?

В «Бухгалтерии и Защите» мы понимаем, что для предпринимателя проверка — это не просто бумаги.

Это Ваш бизнес.

Ваши деньги.

Ваше время.

Ваши сотрудники.

Ваши контрагенты.

И вполне понятное желание пройти этот процесс без лишнего стресса.

Мы можем помочь Вам:

• подготовиться к проверке;
• проанализировать состояние бухгалтерского учёта;
• систематизировать документы;
• проверить первичную документацию;
• проанализировать бухгалтерские и налоговые данные;
• обработать запросы;
• подготовить необходимую информацию;
• помочь с объяснениями по хозяйственным операциям;
• сопровождать работу во время проверки;
• проанализировать результаты;
• проверить акт проверки;
• определить спорные вопросы;
• подготовить информацию для дальнейших возражений;
• при необходимости координировать бухгалтерскую часть работы с юридическими специалистами.

Мы не просто говорим: «Вот документы — разбирайтесь».

Наша задача — помочь Вам пройти весь процесс понятно, последовательно и организованно.

Почему не стоит ждать начала проверки?

Есть одна очень простая причина: время работает на подготовку, а не на панику.

Если Вы узнали о предстоящей проверке сегодня, у Вас ещё есть возможность спокойно просмотреть документы.

Если ждать до момента, когда проверяющие уже сидят в кабинете, ситуация совсем другая.

Тогда вдруг выясняется:

• часть документов не систематизирована;
• по некоторым операциям нужно искать подтверждение;
• бухгалтер не помнит детали;
• определённые документы находятся у разных людей;
• по старым операциям возникают вопросы;
• нужно срочно готовить объяснения.

Зачем доводить себя до такого состояния?

Лучше подготовиться заранее.

Сопровождение проверки — это не про страх. Это про контроль ситуации

Мы прекрасно понимаем, что слово «проверка» может сразу вызвать тревогу.

Но когда документы систематизированы, бухгалтерский учёт проверен, а Вы понимаете порядок дальнейших действий, ситуация уже выглядит совсем иначе.

Вам не нужно знать наизусть всю бухгалтерию.

Не нужно самостоятельно перечитывать сотни документов.

Не нужно в последний момент бегать по офису с вопросом:

«Где это найти?»

Мы можем взять на себя значительную часть бухгалтерской работы, связанной с подготовкой и сопровождением проверки.

Вы при этом продолжаете заниматься бизнесом и принимать управленческие решения, а бухгалтерские вопросы получают профессиональное сопровождение.

Получили уведомление о проверке?

Не спешите пугаться.

Не откладывайте документы «на потом».

И точно не ждите, пока проверяющие сами найдут то, о чём Вы даже не знали.

Давайте сначала разберёмся.

Что будут проверять?

Какие документы нужны?

Всё ли есть?

Где могут возникнуть вопросы?

Что нужно подготовить?

Что делать, если поступил запрос?

Что делать, если во время проверки возникли замечания?

Мы поможем выстроить эту работу шаг за шагом.

«Бухгалтерия и Защита» — когда проверку лучше проходить не в режиме «спасаемся в последнюю минуту», а в режиме «мы знаем, что делаем».

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офис: г. Бровары, ул. Металлургов, 21