Аналіз актів перевірок

Ви отримали акт перевірки й тепер не знаєте, з якого боку до нього підступитися?

На першій сторінці — офіційні формулювання. Далі — цифри, посилання на законодавство, опис операцій, претензії та висновки. І чим далі Ви читаєте, тим більше виникає питань:

«Що саме вони нам закидають?»

«Звідки взялася ця сума?»

«А документи, які ми надавали, врахували?»

«Що тепер робити?»

Це абсолютно нормальна реакція.

Акт перевірки може бути складним для людини, яка щодня займається бізнесом, клієнтами, працівниками та операційними питаннями, а не аналізує бухгалтерські документи та висновки контролюючих органів.

Саме тому важливо не просто прочитати акт, а розібрати його по суті.

У бухгалтерській компанії «Бухгалтерія та Захист» ми допомагаємо підприємцям і компаніям проаналізувати акти перевірок, перевірити наведені в них висновки, зіставити їх із документами підприємства та зрозуміти, що означає кожне спірне питання.

Наша мета проста:

щоб після аналізу акта Ви розуміли, що відбувається з Вашим бізнесом і які подальші дії потрібно розглянути.

Що означає аналіз акта перевірки?

Аналіз акта перевірки — це детальне вивчення документа, складеного за результатами перевірки, разом із бухгалтерськими, первинними та іншими документами підприємства, які мають значення для спірних питань.

Простими словами, ми беремо документ, який для Вас може виглядати як величезний набір складних формулювань, і розкладаємо його на зрозумілі конкретні питання.

Наприклад, в акті написано:

«Встановлено порушення щодо відображення господарської операції».

Для власника бізнесу це звучить дуже серйозно, але одразу виникають питання:

• Якої саме операції?
• За який період?
• На яку суму?
• На підставі яких документів зроблено висновок?
• Які документи надавало підприємство?
• Чи врахували їх?
• Як ця операція відображена в обліку?
• Чи правильно проведено розрахунок?
• Які можуть бути наслідки?

Ось саме на ці питання і має відповісти якісний аналіз.

Ми не просто читаємо акт. Ми намагаємося зрозуміти, що стоїть за кожним важливим висновком.

Що ми робимо для Вас?

1. Повністю вивчаємо акт перевірки

Починаємо із самого документа.

Аналізуємо:

• період перевірки;
• предмет перевірки;
• встановлені порушення;
• господарські операції;
• суми;
• висновки перевіряючих;
• використані документи;
• пояснення підприємства;
• посилання на нормативні положення;
• розрахунки та інші важливі моменти.

Нам потрібно побачити всю картину, а не вирвати одну фразу з документа.

2. Визначаємо, у чому саме полягають претензії

Іноді акт займає десятки сторінок, але для підприємства критичними є лише кілька конкретних питань.

Тому ми допомагаємо виділити:

• які операції стали спірними;
• які документи викликали питання;
• які суми поставлені під сумнів;
• які висновки можуть впливати на фінансовий результат;
• які питання потребують додаткового аналізу;
• де є розбіжності між позицією підприємства та висновками перевіряючих.

Це дуже важливо.

Бо коли Ви знаєте конкретну проблему, з нею вже можна працювати.

3. Перевіряємо розрахунки

Цифри в акті — це окрема історія.

Якщо зазначена певна сума донарахувань або інших фінансових наслідків, важливо зрозуміти:

звідки вона взялася.

Ми можемо перевіряти:

• вихідні показники;
• періоди;
• суми операцій;
• бухгалтерські дані;
• розрахунки;
• відповідність зазначених сум документам.

Адже навіть коли висновок виглядає переконливо, цифри не повинні залишатися без перевірки.

4. Зіставляємо акт із документами підприємства

Це один із ключових етапів.

Ми дивимося, що зазначено в акті, і порівнюємо це з фактичними документами.

Наприклад:

В акті зазначено, що операція не підтверджена.

Ми перевіряємо:

• договір;
• додаткові угоди;
• рахунки;
• накладні;
• акти;
• платіжні документи;
• банківські виписки;
• бухгалтерські записи;
• інші документи, які можуть підтверджувати операцію.

Іноді після такого зіставлення ситуація виглядає зовсім інакше.

5. Перевіряємо, чи були враховані документи

Буває й таке: документи у підприємства є, вони були підготовлені, але виникають питання щодо того, як саме їх було враховано під час перевірки.

Тому ми звертаємо увагу на:

• які документи зазначені в акті;
• які документи надавало підприємство;
• чи відповідають висновки фактичним даним;
• чи є документи, які потребують додаткового пояснення;
• чи виникають розбіжності між документами та висновками.

6. Шукаємо помилки та спірні моменти

Під час аналізу можемо виявити:

• арифметичні помилки;
• розбіжності в цифрах;
• невідповідність висновків первинним документам;
• неповне врахування обставин;
• невраховані документи;
• суперечливі висновки;
• питання до відображення операцій в обліку;
• інші моменти, які потребують додаткової перевірки.

При цьому ми не виходимо з позиції «обов'язково знайти помилку».

Наша задача — об'єктивно перевірити, чи відповідають висновки акта фактичним даним та документам підприємства.

7. Пояснюємо Вам результати зрозумілою мовою

Це одна з найважливіших частин нашої роботи.

Можна просто сказати:

«В акті є таке-то порушення».

Але Вам від цього легше не стане.

Тому ми пояснюємо:

• що саме означає цей висновок;
• чому він виник;
• яких операцій стосується;
• які документи мають значення;
• у чому полягає ризик;
• що потрібно перевірити додатково;
• які подальші дії можна розглянути.

Вам не потрібно бути бухгалтером, щоб зрозуміти, що відбувається з Вашими фінансами.

Для чого потрібен аналіз акта перевірки?

Перш за все — щоб не робити висновків наосліп.

Коли після перевірки Ви бачите значну суму або серйозні претензії, природна реакція — паніка.

Але перше питання має бути не:

«Як нам це все оплатити?»

а:

«Давайте спочатку розберемося, звідки це взялося».

Аналіз допомагає:

• зрозуміти зміст акта;
• визначити конкретні претензії;
• перевірити суми;
• зіставити висновки з документами;
• виявити спірні питання;
• оцінити бухгалтерські ризики;
• підготувати інформацію для подальших рішень;
• за необхідності підготуватися до заперечень або подальшого оскарження.

Кому потрібен аналіз актів перевірок?

Власникам бізнесу

Якщо Ви отримали акт і хочете зрозуміти, що він означає саме для Вашої компанії.

Вам не потрібно самостійно витрачати вечори на читання складних формулювань.

Керівникам підприємств

Особливо коли результати перевірки можуть вплинути на фінансовий стан підприємства.

Керівнику важливо отримати не просто документ, а зрозумілу картину ситуації.

Головним бухгалтерам

Якщо акт містить велику кількість бухгалтерських питань, цифр та операцій, додатковий професійний аналіз допоможе систематизувати інформацію.

ФОП

Підприємці також можуть отримувати акти перевірок із фінансовими претензіями та висновками, які потребують детального аналізу.

Компаніям зі складними операціями

Якщо багато контрагентів, договорів, платежів, первинних документів — самостійно перевірити весь масив інформації буває дуже складно.

Тим, хто не погоджується з висновками перевірки

Якщо Ви читаєте акт і думаєте:

«Це не так. У нас є документи».

— саме час перевірити ситуацію професійно.

Переваги аналізу акта перевірки

Ви розумієте, що відбувається

Замість страху перед незрозумілим документом у Вас з'являється конкретна картина.

Перевіряються цифри

Ви не приймаєте суму з акта як щось само собою зрозуміле — спочатку потрібно розібратися, як вона сформована.

Аналізуються документи

Висновки перевірки зіставляються з реальною документацією підприємства.

Виявляються спірні питання

Можна побачити, де саме виникла проблема та які моменти потребують додаткової уваги.

Економиться час

Вам не потрібно самостійно розбирати десятки сторінок бухгалтерських матеріалів.

Легше приймати рішення

Коли Ви розумієте ситуацію, набагато простіше визначити подальший алгоритм дій.

Що робити, якщо Ви отримали акт перевірки?

Крок 1. Не панікуйте

Навіть якщо документ виглядає дуже серйозно.

Спочатку його потрібно прочитати та проаналізувати.

Крок 2. Зверніть увагу на строки

Не відкладайте документ у шухляду.

У питаннях перевірок строки можуть мати принципове значення, тому дату отримання документа потрібно зафіксувати.

Крок 3. Зберіть усі документи

Підготуйте:

• договори;
• акти;
• накладні;
• рахунки;
• платіжні документи;
• банківські виписки;
• бухгалтерські регістри;
• звітність;
• документи щодо контрагентів;
• листування;
• документи, які надавалися під час перевірки.

Крок 4. Не робіть висновків лише за актом

Потрібно порівняти його з документами підприємства.

Саме на цьому етапі часто стає зрозуміло, де виникла проблема.

Крок 5. Виділіть спірні питання

Необхідно визначити:

з чим саме Ви погоджуєтеся, а з чим — ні.

Чим конкретніше сформульоване питання, тим легше його аналізувати.

Крок 6. Зверніться за професійним аналізом

Якщо документ складний, суми значні або Ви просто не розумієте, що означають висновки перевірки, не потрібно витрачати час на здогадки.

Передайте документи спеціалістам.

Як допоможе «Бухгалтерія та Захист»?

Ми розуміємо, що для власника бізнесу акт перевірки — це не просто папір.

За ним можуть стояти:

• гроші;
• податкові зобов'язання;
• штрафи;
• відносини з контрагентами;
• робота підприємства;
• плани розвитку;
• і, зрештою, Ваш спокій.

Тому ми не хочемо, щоб Ви просто почули:

«Ось акт. Тут є порушення».

Вам потрібно розуміти більше.

Ми можемо:

• детально проаналізувати акт перевірки;
• виділити ключові порушення та спірні питання;
• перевірити зазначені суми;
• зіставити висновки з бухгалтерськими даними;
• проаналізувати первинні документи;
• перевірити, які документи були враховані;
• виявити можливі розбіжності;
• систематизувати проблемні питання;
• пояснити результати зрозумілою мовою;
• допомогти визначити подальші бухгалтерські дії;
• підготувати інформаційну основу для заперечень;
• за необхідності взаємодіяти з юристами щодо правової частини подальшого оскарження.

Чому не варто самостійно робити висновки за актом?

Тому що одна фраза в акті ще не показує всю ситуацію.

Наприклад, Ви бачите:

«Встановлено порушення».

І вже думаєте:

«Все, ми винні».

Але зупиніться.

Потрібно перевірити:

• яке саме порушення;
• на підставі чого його встановили;
• які документи підтверджують операцію;
• які документи враховані;
• чи правильно проведені розрахунки;
• чи відповідають висновки фактичним обставинам.

Іноді після детального аналізу виявляється, що питання значно складніше, ніж здається з першого погляду.

Саме тому акт потрібно аналізувати, а не просто читати.

Питання — коротка відповідь — пояснення

Що таке аналіз акта перевірки?

Це детальна перевірка змісту акта, його висновків, розрахунків та зіставлення інформації з бухгалтерськими й первинними документами підприємства.

Чи потрібно аналізувати весь акт?

Так, важливо побачити документ у цілому, але особливу увагу приділяють висновкам, які можуть мати фінансові або інші суттєві наслідки для підприємства.

Що робити, якщо я не розумію висновків перевіряючих?

Не потрібно намагатися самостійно здогадуватися, що вони означають. Акт можна передати спеціалістам для детального аналізу та пояснення.

Чи перевіряєте Ви суми, зазначені в акті?

Так, у межах бухгалтерського аналізу можна перевірити розрахунки, вихідні дані та їх відповідність бухгалтерським документам.

Чи аналізуються документи підприємства?

Так. Саме зіставлення акта з первинними документами, бухгалтерським обліком та іншими матеріалами дозволяє краще зрозуміти ситуацію.

Що робити після аналізу акта?

Залежно від результатів аналізу можна визначити подальші дії: підготувати пояснення, заперечення, уточнити документи або звернутися до юриста щодо правового оскарження.

Чи потрібно чекати, поки виникнуть штрафи?

Не варто відкладати аналіз. Якщо Ви вже отримали акт і маєте питання до його висновків, краще розібратися з документом якомога раніше.

Отримали акт перевірки? Давайте спочатку розберемося

Найгірше після перевірки — залишитися сам на сам із документом, який Ви не розумієте.

Ви відкриваєте акт.

Читаєте.

Бачите цифри.

Порушення.

Висновки.

І думаєте:

«Невже все настільки серйозно?»

Не поспішайте робити висновки.

Дайте документу професійний аналіз.

У «Бухгалтерії та Захисті» ми допомагаємо Вам зрозуміти:

що написано в акті → що саме Вам закидають → звідки взялися цифри → які документи це підтверджують → де є спірні моменти → що робити далі.

Для нас важливо не просто сказати Вам: «У Вас є проблема».

Важливо показати, де саме вона знаходиться, що її підтверджує та які подальші дії можна розглянути.

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів 21

«Бухгалтерія та Захист» — щоб акт перевірки не лякав Вас незрозумілими цифрами та формулюваннями, а перетворився на зрозумілу картину, з якою можна працювати.