Підготовка до фінансових перевірок

Фінансова перевірка — це саме та ситуація, до якої краще підготуватися заздалегідь, а не тоді, коли перевіряючі вже прийшли, а документи терміново шукаються по всьому офісу.

«А чи всі документи є?»

«А звідки взялася ця сума в обліку?»

«А якщо запитають договір за минулий рік?»

«А чи правильно проведені всі операції?»

«А що буде, якщо знайдуть помилку?»

Якщо Ви хоча б раз ставили собі такі питання — значить, підготовка до фінансової перевірки для Вашого бізнесу дійсно потрібна.

У бухгалтерській компанії «Бухгалтерія та Захист» ми допомагаємо підприємцям і компаніям підготувати бухгалтерський та фінансовий облік до перевірки, перевірити документи, виявити слабкі місця та заздалегідь розібратися з питаннями, які можуть викликати додаткову увагу.

І тут важливий принцип:

краще знайти проблему самим до перевірки, ніж дозволити перевіряючим знайти її першими.

Що означає підготовка до фінансової перевірки?

Підготовка до фінансової перевірки — це комплексний аналіз фінансової та бухгалтерської інформації підприємства перед проведенням перевірки.

Ми не просто запитуємо:

«У Вас документи є?»

Тому що відповідь «так» ще нічого не гарантує.

Документи можуть бути, але:

• не вистачати частини первинки;
• бути розбіжності між документами та бухгалтерським обліком;
• неправильно відображатися окремі операції;
• залишатися неврегульовані питання з контрагентами;
• бути помилки у звітності;
• не вистачати підтверджень щодо окремих платежів;
• документи можуть бути розкидані по різних папках, програмах або навіть у різних працівників.

Тому підготовка — це не просто збір паперів.

Це перевірка готовності бізнесу до фінансового контролю.

Ми дивимося на ситуацію так, як на неї можуть подивитися під час перевірки, і допомагаємо Вам заздалегідь зрозуміти, де можуть виникнути питання.

Що ми робимо для Вас?

1. Аналізуємо стан бухгалтерського обліку

Перш за все потрібно зрозуміти, в якому стані знаходиться облік.

Ми звертаємо увагу на:

• повноту бухгалтерських даних;
• правильність відображення операцій;
• відповідність обліку первинним документам;
• розрахунки з контрагентами;
• банківські операції;
• доходи та витрати;
• дебіторську та кредиторську заборгованість;
• звітність;
• інші важливі ділянки обліку.

Особливо актуально це для компаній, де бухгалтерський облік вівся не одним спеціалістом або передавався від одного бухгалтера іншому.

2. Перевіряємо первинні документи

Первинні документи — одна з основ фінансового обліку.

Тому ми перевіряємо, наскільки повно підтверджені господарські операції.

Залежно від діяльності підприємства це можуть бути:

• договори;
• додаткові угоди;
• рахунки;
• накладні;
• акти виконаних робіт;
• акти приймання-передачі;
• платіжні документи;
• банківські виписки;
• документи щодо контрагентів;
• податкові документи;
• внутрішні документи підприємства;
• інші підтвердження господарських операцій.

Мета — побачити не просто кількість документів, а чи формують вони логічний і зрозумілий ланцюг підтвердження операції.

3. Виявляємо можливі помилки та розбіжності

Найнеприємніше — дізнатися про помилку вже тоді, коли її побачив перевіряючий.

Саме тому до перевірки варто провести внутрішній аналіз.

Ми можемо звернути увагу на:

• розбіжності між бухгалтерськими даними та первинними документами;
• неправильні або неповні записи;
• невідповідності у звітності;
• проблемні господарські операції;
• помилки в розрахунках;
• незакриті питання;
• відсутні документи;
• невідповідності за контрагентами;
• інші моменти, які потребують додаткової уваги.

Це той випадок, коли краще неприємно здивуватися зараз, коли ще є час усе перевірити, ніж під час фінансової перевірки.

4. Перевіряємо розрахунки

Цифри — одна з перших речей, на які звертають увагу під час фінансового контролю.

Тому ми аналізуємо:

• суми господарських операцій;
• обороти;
• доходи;
• витрати;
• розрахунки з контрагентами;
• банківські операції;
• бухгалтерські показники;
• дані звітності;
• інші фінансові показники, важливі для конкретного підприємства.

Якщо цифра в обліку не збігається з документами, потрібно не чекати запитання, а розібратися з цим заздалегідь.

5. Перевіряємо документи за контрагентами

Окрема увага — взаєморозрахункам із контрагентами.

Ми можемо перевірити:

• наявність договорів;
• первинні документи;
• розрахунки;
• заборгованість;
• банківські платежі;
• відповідність операцій документам.

Особливо важливо це для підприємств, які працюють із великою кількістю постачальників, покупців або підрядників.

Чим більше контрагентів — тим більше документів і тим більше можливостей для звичайної технічної помилки.

6. Перевіряємо звітність

Перед фінансовою перевіркою важливо розуміти, наскільки дані звітності узгоджуються з бухгалтерським обліком і первинними документами.

Ми аналізуємо відповідні показники та звертаємо увагу на можливі невідповідності.

Завдання не в тому, щоб просто сказати:

«Звітність подана».

Потрібно розуміти:

«Чи можемо ми підтвердити зазначені в ній показники документами та обліком?»

7. Формуємо перелік проблемних питань

Після перевірки інформації важливо не залишити клієнта з фразою:

«Тут є кілька помилок».

Ми систематизуємо питання та пояснюємо:

• що саме виявлено;
• де знаходиться проблема;
• які документи її стосуються;
• наскільки питання суттєве;
• що потрібно перевірити додатково;
• які документи необхідно знайти або впорядкувати;
• які бухгалтерські дії варто розглянути.

Ви отримуєте не просто перелік недоліків, а зрозумілий план підготовки до перевірки.

Для чого потрібна підготовка до фінансової перевірки?

Тому що перевірка — це не найкращий час для сюрпризів.

Коли підприємство не підготовлене, навіть звичайне запитання може викликати стрес:

«Покажіть документи за цим договором».

І починається:

«Де вони?»

«У кого цей договір?»

«А за який місяць?»

«Це стара бухгалтерка вела…»

«Зараз спробуємо знайти…»

А тепер інша ситуація.

Ви заздалегідь знаєте:

• де знаходяться документи;
• які операції потрібно додатково перевірити;
• чи є розбіжності;
• що потребує пояснення;
• які документи потрібно відновити або систематизувати;
• у якому стані бухгалтерський облік.

Це зовсім інше відчуття.

Саме тому підготовка потрібна не для того, щоб «злякатися перевірки наперед», а для того, щоб зменшити кількість несподіванок під час неї.

Кому потрібна підготовка до фінансових перевірок?

Підприємцям та ФОП

Особливо якщо бізнес виріс, збільшився оборот, стало більше операцій і контрагентів.

ТОВ та іншим компаніям

Чим більша компанія, тим більший обсяг бухгалтерської документації та фінансової інформації потрібно контролювати.

Керівникам

Якщо Ви керуєте бізнесом, у Вас і без того достатньо завдань.

Не обов'язково самостійно перевіряти сотні документів. Це можна делегувати фахівцям.

Власникам бізнесу

Підготовка дозволяє краще розуміти, у якому стані знаходиться фінансова документація компанії.

Компаніям після зміни бухгалтера

Це особливо важливий момент.

Якщо один бухгалтер звільнився, а інший прийняв облік, не завжди все передається ідеально.

Підготовчий аналіз допомагає зрозуміти, чи немає «білих плям» у документах та обліку.

Компаніям із великим обсягом операцій

Багато продажів, закупівель, платежів, контрагентів — це багато інформації.

А там, де багато інформації, завжди є ризик технічних помилок.

Підприємствам, які очікують перевірку

Якщо Ви вже знаєте про майбутню перевірку, це найкращий момент, щоб почати підготовку.

Не тоді, коли перевіряючий уже сидить у кабінеті.

А до цього.

Переваги підготовки до фінансової перевірки

1. Ви заздалегідь знаєте слабкі місця

Краще виявити проблему внутрішньо, коли є час її проаналізувати.

2. Документи впорядковані

Ви не витрачаєте години на пошук одного договору чи акта.

3. Менше стресу

Коли зрозуміло, що перевіряти та де шукати документи, ситуація стає набагато спокійнішою.

4. Економія часу

Не потрібно в останній момент відволікати керівника, бухгалтера та інших працівників на хаотичний пошук інформації.

5. Зрозумілий стан обліку

Ви бачите, що в бухгалтерії все гаразд, а що потребує додаткової уваги.

6. Можливість виправити помилки заздалегідь

Якщо під час внутрішнього аналізу виявлено проблему, у Вас є можливість розібратися з нею до перевірки.

7. Підготовлений пакет інформації

Документи та дані можна структурувати заздалегідь, щоб швидше реагувати на запити.

Що робити, якщо Вам повідомили про майбутню перевірку?

Крок 1. Не панікуйте

Повідомлення про перевірку — це сигнал до підготовки, а не привід одразу думати про найгірше.

Крок 2. З'ясуйте, що саме перевірятимуть

Потрібно визначити:

• період;
• предмет;
• напрям перевірки;
• документи;
• фінансові операції;
• інформацію, яка може бути необхідна.

Крок 3. Зберіть документи

Підготуйте договори, акти, накладні, рахунки, платіжні документи, банківські виписки, бухгалтерські регістри, звітність та інші матеріали.

Крок 4. Перевірте облік

Не варто просто складати документи в одну папку.

Потрібно перевірити, чи відповідають вони бухгалтерським даним.

Крок 5. Перевірте проблемні операції

Зверніть особливу увагу на великі, нестандартні або складні господарські операції.

Крок 6. Перевірте контрагентів

Переконайтеся, що за основними операціями є необхідні документи та підтвердження розрахунків.

Крок 7. Не відкладайте підготовку

Чим ближче дата перевірки, тим менше часу залишається на спокійний аналіз.

Крок 8. Залучіть бухгалтера або бухгалтерську компанію

Якщо обсяг документів великий або Ви не впевнені в стані обліку, краще отримати професійну оцінку до початку перевірки.

Як допоможе «Бухгалтерія та Захист»?

У «Бухгалтерія та Захист» ми дивимося на підготовку до перевірки не як на формальність, а як на можливість заздалегідь привести фінансову документацію до зрозумілого та контрольованого стану.

Ми допомагаємо:

• проаналізувати бухгалтерський облік;
• перевірити первинні документи;
• систематизувати документацію;
• перевірити розрахунки;
• зіставити облік із документами;
• перевірити окремі господарські операції;
• проаналізувати взаєморозрахунки з контрагентами;
• звернути увагу на можливі розбіжності;
• проаналізувати звітність;
• визначити проблемні ділянки;
• скласти перелік питань, які потребують уваги;
• допомогти підготувати необхідні документи;
• сформувати зрозумілий план підготовки до перевірки.

Ми пояснюємо все нормальною людською мовою.

Без:

«Ось тут у Вас дебет не відповідає кредиту — розбирайтеся».

Натомість:

«Ось ця операція потребує уваги. Ось документи, які її підтверджують. Ось де є розбіжність. А ось що потрібно перевірити та привести до порядку».

Саме так набагато простіше зрозуміти, що відбувається.

Чому не варто готуватися до перевірки в останній момент?

Тому що за один день неможливо якісно перевірити те, що накопичувалося місяцями або роками.

Уявіть:

Перевірка починається завтра.

А сьогодні Ви раптом з'ясовуєте, що:

• частина документів у колишнього бухгалтера;
• за кількома операціями немає підтверджень;
• в обліку є незрозумілі залишки;
• цифри в документах не збігаються;
• потрібно знайти старі договори;
• керівник не пам'ятає деталі окремих операцій.

І все це потрібно вирішити прямо зараз.

Навіщо створювати собі такий стрес?

Якщо про перевірку відомо заздалегідь, краще використати цей час із користю.

Перевірити. Знайти. Розібратися. Виправити те, що можна виправити. Підготувати документи.

А вже потім спокійно проходити перевірку.

Підготовка до фінансової перевірки — це про спокій і контроль

Ми знаємо, як підприємці ставляться до перевірок.

Хочеться просто, щоб усе закінчилося швидше і без неприємних сюрпризів.

І це абсолютно зрозуміло.

Але спокій під час перевірки починається задовго до її початку.

Він починається з простих речей:

документи на місці;

облік перевірений;

цифри зрозумілі;

операції підтверджені;

проблемні питання виявлені;

підготовка проведена.

Саме на це і спрямована наша робота.

Отримали повідомлення про майбутню перевірку?

Не відкладайте підготовку на «потім».

Не чекайте моменту, коли перевіряючий попросить документ, а Ви почнете шукати його по всьому офісу.

Давайте краще зробимо навпаки.

Спочатку перевіримо самі.

Подивимося, у якому стані облік.

Перевіримо документи.

Зіставимо цифри.

Знайдемо слабкі місця.

Розберемо незрозумілі операції.

Систематизуємо інформацію.

І тільки після цього будемо зустрічати перевірку підготовленими.

«Бухгалтерія та Захист» — допомагаємо підготувати Ваш бізнес до фінансової перевірки так, щоб замість панічного «А що вони знайдуть?» у Вас було чітке розуміння: «Ми знаємо, що в нас є, де це знаходиться і що потрібно перевірити».

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів, 21