Супровід перевірок контролюючих органів

Перевірка контролюючого органу — це ситуація, яка майже завжди викликає напруження. Навіть якщо Ви впевнені у своїй бухгалтерії, поява перевіряючих означає додаткові документи, запити, пояснення, перевірку операцій і постійне питання: «А раптом щось знайдуть?»

Особливо складно, коли перевірка стосується великого обсягу документів або господарських операцій, у яких бухгалтеру чи керівнику потрібно швидко зорієнтуватися.

Саме для таких ситуацій потрібен супровід перевірки контролюючих органів.

У бухгалтерській компанії «Бухгалтерія та Захист» ми допомагаємо підприємцям і компаніям пройти перевірку організовано, без зайвої паніки та хаосу з документами.

Ми підключаємося до роботи на різних етапах: до початку перевірки, під час її проведення та після отримання результатів. Аналізуємо документи, допомагаємо підготувати необхідну інформацію, розбираємо запити контролюючого органу та пояснюємо Вам, що відбувається.

Наша мета проста: щоб Ви не залишалися сам на сам із перевіркою і не намагалися в останній момент розібратися з усією бухгалтерією.

Що означає супровід перевірок контролюючих органів?

Супровід перевірки — це не просто присутність бухгалтера під час перевірки.

Це комплексна робота, яка охоплює підготовку документів, аналіз бухгалтерського обліку, опрацювання запитів, комунікацію з відповідальними особами, перевірку інформації та аналіз результатів перевірки.

На практиці ситуація може виглядати так.

Ви отримуєте повідомлення або дізнаєтеся про майбутню перевірку. Одразу виникає десяток питань:

• Які документи потрібно підготувати?
• Чи всі документи на місці?
• Що саме перевірятимуть?
• Чи є ризикові операції?
• Що робити, якщо запитають документи за кілька років?
• Хто має відповідати на запити?
• Чи можна надавати всі документи одразу?
• Як правильно пояснити певну господарську операцію?
• Що робити, якщо перевіряючий не погоджується з документами?
• Що буде після завершення перевірки?

Саме ці питання і потрібно закрити до того, як ситуація перетвориться на хаос.

Супровід перевірки допомагає побудувати чітку послідовність дій: що перевірити, які документи підготувати, що пояснити, на що звернути увагу та що робити після завершення перевірки.

Що ми робимо для Вас?

1. Аналізуємо ситуацію перед перевіркою

Якщо Ви знаєте про майбутню перевірку, не варто чекати її початку, щоб почати шукати документи.

Ми попередньо аналізуємо:

• період, який може охоплювати перевірка;
• напрям діяльності підприємства;
• основні господарські операції;
• стан бухгалтерського обліку;
• первинні документи;
• податкову та бухгалтерську звітність;
• документи за контрагентами;
• операції, які можуть викликати додаткові запитання;
• можливі невідповідності в обліку.

Це дозволяє заздалегідь побачити слабкі місця, а не дізнаватися про них уже під час перевірки.

2. Допомагаємо підготувати документи

Одна з найнеприємніших ситуацій — коли перевірка вже розпочалася, а потрібний документ терміново шукають по всьому офісу.

«Де договір?»

«А є акт за цей період?»

«А де платіжка?»

«А ця накладна взагалі збереглася?»

Щоб не працювати в такому режимі, ми допомагаємо систематизувати документи.

Залежно від ситуації це можуть бути:

• договори;
• додаткові угоди;
• рахунки;
• накладні;
• акти виконаних робіт;
• платіжні документи;
• банківські виписки;
• податкові документи;
• бухгалтерські регістри;
• звітність;
• документи щодо контрагентів;
• кадрові та інші документи;
• пояснення щодо окремих господарських операцій.

3. Перевіряємо бухгалтерські дані

Перед перевіркою важливо розуміти, що саме знаходиться в обліку.

Ми можемо перевірити відповідність бухгалтерських даних первинним документам, звернути увагу на розбіжності, невідповідності та операції, які потребують додаткового пояснення.

Особливо важливо це тоді, коли бухгалтерський облік вівся різними спеціалістами, змінювався бухгалтер, використовувалися різні програми або протягом перевірюваного періоду підприємство мало значний обсяг операцій.

4. Допомагаємо працювати із запитами контролюючого органу

Запит — це документ, який не варто залишати без уваги.

І водночас не кожна ситуація означає, що потрібно просто взяти всю папку документів і відправити її контролюючому органу.

Ми допомагаємо розібратися:

• що саме запитується;
• за який період;
• які документи стосуються питання;
• яку інформацію необхідно підготувати;
• які пояснення можуть знадобитися;
• як систематизувати відповідь.

Мета — щоб відповідь була не хаотичним набором документів, а зрозумілою та структурованою інформацією.

5. Супроводжуємо перевірку на етапі її проведення

Під час перевірки можуть виникати додаткові питання.

Перевіряючий може звернути увагу на конкретну операцію, контрагента, платіж, документ або показник звітності.

У такій ситуації важливо не губитися.

Ми допомагаємо:

• аналізувати поставлені питання;
• знаходити відповідні документи;
• перевіряти бухгалтерські дані;
• готувати необхідні пояснення;
• систематизувати інформацію;
• відстежувати питання, які виникають у процесі перевірки.

Якщо питання виходять за межі бухгалтерської компетенції та потребують юридичної оцінки, це також важливо своєчасно визначити та за необхідності залучити юриста.

6. Аналізуємо результати перевірки

Завершення перевірки — це не завжди момент, коли можна просто закрити папку і забути про ситуацію.

Після перевірки можуть виникнути нові питання, особливо якщо складено акт із зауваженнями.

Ми допомагаємо проаналізувати:

• висновки перевіряючих;
• зазначені порушення;
• розрахунки;
• суми;
• періоди;
• документи, на які посилаються;
• відповідність висновків фактичним даним;
• можливі розбіжності.

Якщо в акті є спірні положення, їх потрібно побачити та розібрати, а не просто приймати написане як безумовну істину.

Для чого потрібен супровід перевірки?

Тому що перевірка — це не той момент, коли хочеться діяти навмання.

Коли контролюючий орган ставить питання, а у відповідь починається:

«Зараз знайдемо…»

«Здається, цей документ десь є…»

«А хто взагалі вів цю ділянку?»

— ситуація швидко стає стресовою.

Супровід дозволяє підготуватися заздалегідь і розуміти, що відбувається.

Він потрібен для того, щоб:

• систематизувати документи;
• перевірити стан обліку;
• виявити можливі проблемні місця;
• підготуватися до запитань;
• швидше знаходити необхідні документи;
• правильно опрацьовувати запити;
• контролювати процес роботи з документами;
• аналізувати результати перевірки;
• своєчасно реагувати на виявлені питання.

І найголовніше — Ви не залишаєтеся з перевіркою один на один.

Кому потрібен супровід перевірок?

Послуга може бути актуальною для:

ФОП

Особливо якщо діяльність стала більшою, збільшилася кількість операцій, працівників, контрагентів або виникли додаткові питання до бухгалтерського обліку.

ТОВ та інших підприємств

Коли документів уже не десятки, а сотні або тисячі, самостійний контроль усієї інформації під час перевірки стає складним.

Керівників компаній

Керівнику не обов'язково самостійно сидіти над кожною накладною та банківською випискою. Його завдання — керувати бізнесом, а бухгалтерська частина перевірки має бути організована професійно.

Власників бізнесу

Особливо якщо власник не займається бухгалтерією щодня, але хоче розуміти, що відбувається з фінансами та документами компанії.

Компаній зі складними операціями

Чим складніший облік, тим більше питань може виникнути під час перевірки.

Бізнесу, у якого змінювався бухгалтер

Якщо облік передавався від одного спеціаліста іншому, варто окремо перевірити, наскільки повно збережені документи та інформація.

Підприємств, які вже отримали запит

Не потрібно чекати завершення перевірки, щоб звернутися за допомогою. Чим раніше розібратися із ситуацією, тим простіше організувати подальшу роботу.

Переваги супроводу перевірки

Ви розумієте, що відбувається

Замість постійного:

«А що вони зараз перевіряють?»

у Вас є зрозумілий порядок дій.

Документи систематизовані

Не потрібно в останню хвилину шукати договір, акт або платіжний документ.

Менше хаосу

Коли перевіркою займаються професійно, значно простіше розподілити інформацію та контролювати процес.

Видно проблемні місця

Попередній аналіз допомагає побачити питання, які потребують уваги.

Економія часу керівника

Вам не потрібно витрачати робочий день на пошук документів і спроби розібратися в бухгалтерських деталях.

Можливість своєчасно реагувати

Питання, які виявлені на ранньому етапі, простіше опрацьовувати, ніж проблеми, про які стало відомо вже після завершення перевірки.

Що робити, якщо Вам повідомили про перевірку?

Крок 1. Не панікувати

Перша емоція часто — страх.

Але паніка точно не допоможе знайти потрібний документ.

Спочатку потрібно спокійно розібратися в ситуації.

Крок 2. З'ясувати, що саме перевірятимуть

Потрібно розуміти:

• період;
• предмет перевірки;
• вид перевірки;
• перелік питань;
• документи та інформацію, які можуть знадобитися.

Крок 3. Перевірити документи

Заздалегідь потрібно зрозуміти, чи є необхідні документи та наскільки вони систематизовані.

Крок 4. Перевірити бухгалтерський облік

Важливо зіставити облікові дані з первинними документами та звітністю.

Крок 5. Визначити ризикові питання

Зверніть увагу на операції, документи або ділянки обліку, щодо яких можуть виникнути запитання.

Крок 6. Не залишати все на останній день

Це одна з найпоширеніших помилок.

Коли перевірка вже почалася, часу на спокійний пошук документів і детальний аналіз значно менше.

Крок 7. Залучити фахівця

Якщо перевірка велика, документи складні або Ви просто не впевнені, що все підготовлено правильно, краще отримати професійну допомогу заздалегідь.

Як допоможе «Бухгалтерія та Захист»?

У «Бухгалтерії та Захисті» ми розуміємо, що для підприємця перевірка — це не просто папери.

Це Ваш бізнес.

Ваші гроші.

Ваш час.

Ваші працівники.

Ваші контрагенти.

І цілком зрозуміле бажання пройти цей процес без зайвого стресу.

Ми можемо допомогти Вам:

• підготуватися до перевірки;
• проаналізувати стан бухгалтерського обліку;
• систематизувати документи;
• перевірити первинну документацію;
• проаналізувати бухгалтерські та податкові дані;
• опрацювати запити;
• підготувати необхідну інформацію;
• допомогти з поясненнями щодо господарських операцій;
• супроводжувати роботу під час перевірки;
• проаналізувати результати;
• перевірити акт перевірки;
• визначити спірні питання;
• підготувати інформацію для подальших заперечень;
• за необхідності координувати бухгалтерську частину роботи з юридичними фахівцями.

Ми не просто говоримо: «Ось документи — розбирайтеся».

Наша задача — допомогти Вам пройти весь процес зрозуміло, послідовно та організовано.

Чому не варто чекати початку перевірки?

Є одна дуже проста причина: час працює на підготовку, а не на паніку.

Якщо Ви дізналися про майбутню перевірку сьогодні, у Вас ще є можливість спокійно переглянути документи.

Якщо чекати до моменту, коли перевіряючі вже сидять у кабінеті, ситуація зовсім інша.

Тоді раптом з'ясовується:

• частина документів не систематизована;
• за деякими операціями потрібно шукати підтвердження;
• бухгалтер не пам'ятає деталі;
• певні документи знаходяться у різних людей;
• за старими операціями виникають питання;
• потрібно терміново готувати пояснення.

Навіщо доводити себе до такого стану?

Краще підготуватися заздалегідь.

Супровід перевірки — це не про страх. Це про контроль ситуації

Ми чудово розуміємо, що слово «перевірка» може одразу викликати тривогу.

Але коли документи систематизовані, бухгалтерський облік перевірений, а Ви розумієте порядок подальших дій, ситуація вже виглядає зовсім інакше.

Вам не потрібно знати напам'ять усю бухгалтерію.

Не потрібно самостійно перечитувати сотні документів.

Не потрібно в останній момент бігати офісом із питанням:

«Де це знайти?»

Ми можемо взяти на себе значну частину бухгалтерської роботи, пов'язаної з підготовкою та супроводом перевірки.

Ви при цьому продовжуєте займатися бізнесом і приймати управлінські рішення, а бухгалтерські питання отримують професійний супровід.

Отримали повідомлення про перевірку?

Не поспішайте лякатися.

Не відкладайте документи «на потім».

І точно не чекайте, поки перевіряючі самі знайдуть те, про що Ви навіть не знали.

Давайте спочатку розберемося.

Що перевірятимуть?

Які документи потрібні?

Чи все є?

Де можуть виникнути питання?

Що потрібно підготувати?

Що робити, якщо надійшов запит?

Що робити, якщо під час перевірки виникли зауваження?

Ми допоможемо вибудувати цю роботу крок за кроком.

«Бухгалтерія та Захист» — коли перевірку краще проходити не в режимі «рятуємося в останню хвилину», а в режимі «ми знаємо, що робимо».

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів, 21