Підготовка заперечень на акти перевірок

Ви отримали акт перевірки й бачите в ньому порушення, з якими категорично не згодні?

Можливо, контролюючий орган не врахував частину документів. Або зробив висновок, який, на Вашу думку, зовсім не відповідає реальній ситуації. А ще гірше — у документі з'явилися суми донарахувань або штрафи, і тепер незрозуміло, що робити далі.

У такі моменти дуже легко розгубитися.

Але акт перевірки — це не той документ, який варто просто покласти в папку й забути про нього.

Якщо Ви не погоджуєтеся з висновками перевіряючих, важливо своєчасно їх проаналізувати, зібрати підтвердження та правильно викласти свою позицію.

У бухгалтерській компанії «Бухгалтерія та Захист» ми допомагаємо підприємцям і компаніям розібратися з актами перевірок та підготувати обґрунтовані заперечення.

Наша задача — не просто написати кілька сторінок тексту.

Ми розбираємося, що саме зазначено в акті, перевіряємо документи, шукаємо спірні моменти та допомагаємо сформувати зрозумілу й аргументовану позицію підприємства.

Що означає підготовка заперечень на акт перевірки?

Заперечення на акт перевірки — це офіційна позиція підприємства або підприємця щодо висновків, викладених контролюючим органом за результатами перевірки.

Простими словами, це можливість сказати:

«Ми не погоджуємося з цим висновком і ось чому».

Але важливо, щоб за цим «чому» стояли не емоції, а конкретні аргументи та документи.

Наприклад, в акті може бути зазначено, що певна господарська операція не підтверджена.

Тоді потрібно перевірити:

• чи є договір;
• чи є первинні документи;
• чи складалися акти;
• чи були накладні;
• чи проходила оплата;
• як операція відображена в бухгалтерському обліку;
• які документи були надані під час перевірки;
• чи були вони враховані;
• чому контролюючий орган зробив саме такий висновок.

І вже після цього можна формувати заперечення.

Грамотні заперечення — це не емоційна відповідь на акт. Це структурована позиція підприємства, підкріплена документами та аргументами.

Що ми робимо для Вас?

Коли Ви звертаєтеся до нас із актом перевірки, ми не просто запитуємо: «Що Вам написали?»

Ми беремо документи й починаємо розбирати ситуацію по суті.

1. Аналізуємо акт перевірки

Насамперед уважно вивчаємо сам акт.

Звертаємо увагу на:

• зазначені порушення;
• періоди, яких вони стосуються;
• суми донарахувань;
• штрафні санкції;
• опис господарських операцій;
• аргументацію контролюючого органу;
• документи, на які посилаються перевіряючі;
• висновки щодо бухгалтерського та податкового обліку.

Нам важливо зрозуміти не тільки «що написано», а й «чому перевіряючі дійшли саме такого висновку».

2. Перевіряємо бухгалтерські документи

Далі переходимо до документів самого підприємства.

Можемо аналізувати:

• договори;
• додаткові угоди;
• рахунки;
• накладні;
• акти виконаних робіт;
• акти приймання-передачі;
• податкові накладні;
• платіжні доручення;
• банківські виписки;
• первинну документацію;
• бухгалтерські регістри;
• звітність;
• документи щодо контрагентів;
• пояснення та інші матеріали, які можуть мати значення.

Іноді одна сторінка первинного документа може змінити розуміння всієї ситуації.

Саме тому ми не радимо робити висновки лише за текстом акта.

3. Зіставляємо акт із реальними документами

Це один із найважливіших етапів.

Ми беремо конкретний висновок із акта та перевіряємо його за документами.

Наприклад:

У акті зазначено, що операція не підтверджена.

Тоді перевіряємо:

А договір є?

Акт є?

Оплата була?

Товар або послуга фактично отримані?

Є первинні документи?

Операція відображена в обліку?

Чи надавалися ці документи під час перевірки?

Такий підхід дозволяє побачити, де саме виникла спірна ситуація.

4. Виявляємо помилки та спірні висновки

Під час аналізу можемо звертати увагу на:

• невідповідність висновків документам;
• помилки у розрахунках;
• неправильне трактування господарських операцій;
• невраховані документи;
• неповну оцінку обставин;
• розбіжності в цифрах;
• суперечності між різними частинами акта;
• питання щодо відображення операцій у бухгалтерському обліку;
• інші обставини, які потребують аргументованого пояснення.

Звичайно, кожна ситуація індивідуальна.

Саме тому шаблонне заперечення «під копірку» — далеко не найкращий варіант.

5. Формуємо аргументи

Після аналізу потрібно відповісти на головне питання:

З чим саме ми не погоджуємося?

А далі — друге, не менш важливе:

Чим ми можемо це підтвердити?

Аргументи повинні бути конкретними.

Не просто:

«Підприємство не погоджується з висновками перевірки».

А пояснення:

• який саме висновок оскаржується;
• чому підприємство з ним не погоджується;
• які фактичні обставини підтверджують позицію;
• якими документами це підтверджується;
• які розрахунки потрібно перевірити;
• які обставини могли бути не враховані.

6. Допомагаємо підготувати текст заперечень

На основі проведеного аналізу формується документ із запереченнями.

Його структура залежить від конкретної ситуації, але зазвичай важливо послідовно показати:

1. з яким висновком Ви не погоджуєтеся;
2. у чому полягає проблема;
3. які фактичні обставини;
4. які документи це підтверджують;
5. чому відповідний висновок потребує перегляду;
6. які саме аргументи підприємство наводить;
7. які додаткові документи додаються.

Ми допомагаємо зробити позицію не просто емоційною, а доказовою та зрозумілою.

Для чого потрібні заперечення на акт перевірки?

Головна мета — зафіксувати позицію підприємства щодо висновків перевірки та надати свої аргументи й документи.

Уявіть, що Ви отримали акт, у якому зазначено порушення.

Ви читаєте його і думаєте:

«Але ж у нас усе є! Чому вони цього не врахували?»

Саме тут не варто обмежуватися обуренням.

Потрібно показати:

що саме є, де воно є та як цей документ спростовує або ставить під сумнів конкретний висновок.

Заперечення дозволяють структуровано викласти позицію підприємства.

Кому потрібна підготовка заперечень?

Послуга може бути актуальною для:

Підприємств

Якщо підприємство не погоджується з висновками перевірки та хоче аргументовано викласти свою позицію.

ФОП

Для підприємця акт перевірки також може створити значні фінансові та організаційні ризики.

Керівників компаній

Особливо якщо керівник отримав акт, але не має часу самостійно розбирати десятки сторінок бухгалтерських документів.

Головних бухгалтерів

Коли потрібно швидко проаналізувати висновки перевірки та зіставити їх із даними бухгалтерського обліку.

Компаній зі складним документообігом

Чим більше операцій, контрагентів і документів, тим складніше самостійно визначити, де саме потрібно шукати помилку.

Бізнесу, якому не зрозуміло, чому виникли донарахування

Іноді цифра в акті виглядає дуже великою, але причина її появи зовсім не очевидна.

Тут потрібен не страх, а детальний аналіз.

Переваги професійної підготовки заперечень

Ви не залишаєте висновки перевірки без реакції

Якщо Ви маєте аргументи проти висновків контролюючого органу, їх потрібно правильно викласти та документально підтвердити.

Усі спірні питання систематизуються

Коли акт займає багато сторінок, легко загубитися серед цифр і формулювань.

Ми допомагаємо розкласти ситуацію по пунктах.

Перевіряються цифри

Особлива увага приділяється сумам, розрахункам та показникам, які стали підставою для висновків.

Аналізуються документи

Ми дивимося не тільки на слова в акті, а й на фактичні документи підприємства.

Економиться час керівника

Власнику бізнесу не потрібно витрачати дні на самостійне вивчення складної документації.

Позиція стає зрозумілою

Замість емоційного «ми не згодні» формується послідовна позиція з конкретними аргументами.

Що робити, якщо Ви отримали акт перевірки?

Перше правило — не панікувати.

Навіть якщо документ виглядає серйозно і містить неприємні висновки, спочатку потрібно розібратися.

Крок 1. Отримайте та уважно збережіть акт

Не відкладайте документ убік.

Зафіксуйте дату його отримання та зверніть увагу на строки для подальших дій.

Крок 2. Не погоджуйтеся автоматично з усім написаним

Акт містить висновки контролюючого органу.

Якщо Ви з ними не погоджуєтеся, їх потрібно проаналізувати.

Крок 3. Зберіть документи

Підготуйте:

• договори;
• акти;
• накладні;
• рахунки;
• платіжні документи;
• банківські виписки;
• бухгалтерські регістри;
• звітність;
• документи щодо контрагентів;
• документи, які вже надавалися перевіряючим.

Крок 4. Порівняйте акт із документами

Подивіться, чи відповідають висновки фактичним даним.

Якщо самостійно це зробити складно — краще залучити фахівців.

Крок 5. Визначте, із чим саме Ви не погоджуєтеся

Не потрібно оскаржувати все підряд.

Важливо виділити конкретні положення, щодо яких є аргументи та документальні підтвердження.

Крок 6. Не пропустіть строки

Це дуже важливо.

Після отримання акта не варто відкладати питання на тиждень, місяць чи «до кращих часів».

Документи потрібно аналізувати якомога швидше.

Як допоможе «Бухгалтерія та Захист»?

Ми знаємо, наскільки неприємно отримувати акт перевірки, у якому бачиш цифри, претензії та висновки, з якими абсолютно не згоден.

Особливо коли Ви точно знаєте:

«У нас були документи. Операція була реальною. Ми все проводили в обліку. Але чому тоді написали інакше?»

Саме такі ситуації потрібно розбирати по документах.

У «Бухгалтерії та Захисті» ми можемо:

• проаналізувати акт перевірки;
• розібрати висновки контролюючого органу;
• перевірити розрахунки;
• проаналізувати первинні документи;
• зіставити дані акта з бухгалтерським обліком;
• знайти спірні моменти;
• систематизувати документи;
• допомогти сформувати аргументи;
• підготувати заперечення в межах бухгалтерської компетенції;
• підготувати необхідні бухгалтерські пояснення;
• допомогти визначити, які документи варто долучити;
• за необхідності координувати бухгалтерську роботу з юристами, які займаються правовим супроводом оскарження.

Для нас важливо, щоб Ви розуміли ситуацію.

Не просто отримали готовий документ, а знали:

що саме зазначено в акті, чому виникли претензії, які документи це підтверджують і яка позиція підприємства.

Чому не варто готувати заперечення поспіхом?

Тому що заперечення — це не формальність.

Це документ, у якому підприємство викладає свою позицію щодо висновків перевірки.

Якщо написати:

«З усім не згодні»

— цього недостатньо.

Потрібно пояснити:

з чим саме не згодні;

чому не згодні;

які документи це підтверджують;

які фактичні обставини потрібно врахувати.

Саме тому якісна підготовка заперечень починається не з написання тексту.

Вона починається з аналізу акта та документів підприємства.

Питання — коротка відповідь — пояснення

Що таке заперечення на акт перевірки?

Це офіційна позиція підприємства або підприємця щодо висновків, викладених у документі за результатами перевірки.

У запереченнях можна викласти аргументи та обставини, з якими Ви не погоджуєтеся.

Чи потрібно подавати заперечення, якщо ми не згодні лише з частиною акта?

У такій ситуації доцільно чітко визначити конкретні висновки, з якими Ви не погоджуєтеся, та аргументувати свою позицію щодо кожного спірного питання.

Що додавати до заперечень?

Залежить від конкретної ситуації. Це можуть бути документи, які підтверджують викладені аргументи: договори, акти, накладні, платіжні документи, бухгалтерські дані та інші матеріали.

Чи можна підготувати заперечення самостійно?

Так, але якщо акт великий, містить значні суми або складні бухгалтерські питання, професійний аналіз допоможе систематизувати документи та аргументи.

Коли потрібно починати готувати заперечення?

Не варто чекати останнього дня. Чим раніше почати аналіз акта, тим більше часу залишається для перевірки документів і формування аргументованої позиції.

Чи достатньо просто написати, що підприємство не погоджується?

Ні. Сильна позиція повинна містити конкретні аргументи та, де це можливо, документальне підтвердження.

Отримали акт перевірки? Не залишайте його без уваги

Знаємо, як це буває.

Ви відкриваєте акт перевірки, читаєте перші кілька сторінок і вже відчуваєте, як псується настрій.

Незрозумілі формулювання.

Суми.

Порушення.

Посилання на законодавство.

І головне питання:

«Що тепер із цим робити?»

Не поспішайте панікувати.

Але й відкладати документ убік не варто.

Спочатку потрібно спокійно розібратися:

що саме зазначено в акті → які висновки зроблені → які документи є у Вас → де є розбіжності → які аргументи можна надати.

Саме так ми працюємо в «Бухгалтерії та Захисті».

Ми допомагаємо перетворити хаотичний набір претензій та цифр на зрозумілу картину й аргументовану позицію підприємства.

 Телефон: +380 68 033 53 33

 Офіс: м. Бровари, вул. Металургів 21

«Бухгалтерія та Захист» — щоб акт перевірки не став для Вас незрозумілим вироком, а кожен спірний висновок отримав професійний аналіз, документи та аргументи.